Transformar processos, aumentar a eficiência e impulsionar a inovação: integração de IA contribui para melhorar operação da Mota-Engil Global

A Mota-Engil Global, a empresa de serviços partilhados do grupo Mota-Engil, presente em 21 países e que conta com 228 filiais, tem em mãos um desafio permanente: garantir os serviços de excelência e facilitar o trabalho de centenas de equipas que operam em diversos continentes e em projetos que abrangem várias áreas de conhecimento.

Partindo desta premissa, “a complexidade das interações, somada ao grande volume de informações e documentos gerados por estas equipas e às questões linguísticas, representava um grande desafio para quem necessitava de consultar e utilizar esse conhecimento, fosse para partilha ou uso próprio”, revela Eduardo Taborda, CEO da Syone, empresa responsável por apoiar para a transformação digital da ME Global.

Estávamos em 2005 quando a Mota-Engil Global lançou a sua intranet para fomentar “a partilha digital de informação”. Dez anos depois nasceu a KnowME, uma plataforma abrangente de conhecimento corporativo, criada para lidar com a expansão das operações da empresa. “No entanto, após nove anos, a KnowME enfrentou limitações, ao nível da gestão de grandes volumes de informação não classificada, ineficiências na arquitetura da informação e fluxos de trabalho; pontos de concentração e atraso de decisões, barreiras linguísticas e necessidade de classificação manual de documentos. Estas questões dificultavam a partilha eficiente de conhecimento e colaboração dentro da empresa”, começa por contextualizar a ME Global.

A solução que contribui para melhorar o negócio do cliente

Com a diversificação das áreas de conhecimento para outras áreas de gestão, sustentabilidade, inovação, automação, assim como a “expansão consistente do alcance, dimensão e diversificação dos negócios”, foi necessário tornar os fluxos de trabalho “mais ágeis, flexíveis, transversais, dinâmicos e, sobretudo, capazes de acompanhar ritmo e necessidades de uma corporação global”, recorda a Mota-Engil Global.

A solução encontrada passou por recorrer à Inteligência Artificial (IA) para “criar uma base de conhecimento mais acessível e de melhor qualidade”, com a possibilidade de analisar informação dispersa e fornecer respostas instantâneas e relevantes aos funcionários no idioma da sua preferência.

“Em colaboração com a Syone, a Mota-Engil Global revolucionou as operações da sua plataforma de conhecimento. Ao integrar IA e soluções à medida, transformaram os seus processos, aumentando a eficiência e impulsionando a inovação. As bibliotecas de documentos e processos de aprovação foram simplificados, para permitir uma melhor gestão documental”, refere Eduardo Taborda.

A implementação da solução obrigou à realização de um extenso trabalho de classificação de dados e ao treino da inteligência artificial. “A nossa plataforma integrada de IA melhora a colaboração e transforma o acesso e a utilização de informações dentro das organizações, promovendo o envolvimento dos colaboradores na partilha de conhecimento entre departamentos e projetos. A classificação dinâmica de ficheiros, que destaca os documentos mais visualizados, recentes e populares, incentiva o envolvimento contínuo dos utilizadores. Além disso, oferecemos uma interface intuitiva, uma implementação ágil e suporte contínuo, facilitando a implementação bem-sucedida do projeto, com reuniões regulares para revisão de progresso e resolução eficaz de problemas”, esclarece o CEO da Syone.

A versão 2.0 da KnowME “tornou-se num sistema mais estruturado e abrangente com várias melhorias importantes”, frisa Vânia Margato, Knowledge Platforms Manager, que destaca a “pesquisa melhorada, uma interface com funcionalidade de chat, várias opções de visualização de documentos, entre outras”. A diversidade de línguas, considera, “já não é hoje um obstáculo à partilha de conhecimento, graças à funcionalidade de tradução do conteúdo que é gerado pela IA. A isto podemos juntar um trabalho de formação, que conquistou os corações e mentes dos utilizadores para serem, eles próprios, curadores proativos da informação disponibilizada e assumirem um papel de pivot na avaliação de necessidades adicionais e melhorias a realizar”, constata.

Da perspetiva da ME Global, a Syone tornou-se “um aliado de quase uma década nesta batalha da digitalização de processos em busca da excelência”, sobretudo pelo “conhecimento prático” da realidade da organização.

Feedback do cliente

Com a integração ainda em curso, a estreita colaboração com o cliente tem permitido à Syone obter feedback para responder às necessidades.

A empresa portuguesa de soluções de tecnologia open source destaca as melhorias significativas na gestão de informação e na colaboração, “garantindo a continuidade e eficiência das operações” do cliente.

Outra das alterações trazidas pela integração da nova solução passa pela redução substancial do tempo gasto em upload e em pesquisas para encontrar documentos, mas também pela qualidade das informações que chegam ao utilizador durante o processo de pesquisa. “A eliminação das barreiras linguísticas também abriu novas possibilidades de partilha de conhecimento entre projetos em diferentes países, fortalecendo a capacidade de intercâmbio, aprendizagem interna e a capacidade global de trabalho”, enaltece o CEO da Syone, que destaca também a maior disponibilidade que a Mota-Engil ganhou para as suas atividades principais graças à confiança na “infraestrutura de informações robusta e preparada para o futuro”. A modernização da ferramenta SharePoint e respetiva migração de conteúdos permitiu à ME Global “pesquisar e filtrar dezenas de milhares de conteúdos, reduzir o tempo de upload de três minutos para 30”, proporcionado por um “acesso ágil ao conhecimento, através da indexação de IA à knowledge base”.

“Hoje é possível não só encontrar mais facilmente documentos e informação, mas principalmente obter respostas diretas a perguntas ou problemas concretos, verificando a proveniência da resposta e interagindo com o chat IA de forma a compor ou aperfeiçoar respostas com base em informação classificada da empresa”, revela a Mota-Engil Global.

A nova ferramenta permite não só simplificar o processo para o utilizador, mas também costumizar o apoio do backoffice para controlar a informação de que dispõe. “Outro grande desafio que esta ferramenta veio resolver é o da comunicação em múltiplos idiomas utilizados nas dezenas de geografias onde a Mota-Engil atua. Hoje podemos escrever em português e pedir respostas em francês ou chinês com uma facilidade incrível, levando a uma maior produtividade no processamento de informações”, elenca a ME Global.

Para a Syone, a colaboração com um cliente como a ME Global, com atuação nos mais diversos setores, implica “exigência técnica e de atenção ao cliente”, que capacita a empresa para “apoiar qualquer player global”. “A competência, essa, é de base. O que evolui é o conhecimento da organização e das suas necessidades”, assevera Eduardo Taborda.

Em números, a implementação da plataforma facilitou o acesso de 18 mil funcionários e foi utilizada por entre mil e dois mil utilizadores-chave; foi também efetuada a migração com sucesso de mais de 22 mil conteúdos, com mais de 15 mil itens pesquisáveis agora disponíveis.

“O futuro dependerá do nosso ritmo de negócios, mas consideramos que a evolução tecnológica não descansa nem para. Teremos de continuar na linha da frente na implementação de soluções cada vez mais ágeis, inteligentes, disponíveis em tempo real e integradoras com outros sistemas da organização”, conclui a ME Global.