Sovos Saphety contribui para desmaterialização de processos logísticos e financeiros na Unidade Local de Saúde Lisboa Ocidental

A Unidade Local de Saúde Lisboa Ocidental (ULSLO) tinha em mãos um elevado número de faturas em papel de fornecedores, um registo de documentos em papel que tornava o processo mais ineficiente, um elevado número de créditos e débitos derivados de divergências com fornecedores que resultava na necessidade de contacto permanente com os mesmos e a necessidade de alocação de recusos da própria ULSLO para processos de digitalização e arquivo de papel.

A Sovos Saphety entrou em ação e trabalhou de perto na implementação de um projeto de desmaterialização dos processos de logística e de contas da ULSLO, da qual fazem parte o Hospital S. Francisco Xavier, o Hospital Egas Moniz, o Hospital Santa Cruz, os Cuidados Primários Lisboa Ocidental/ Oeiras e os Cuidados Primários Cascais.

“Os principais desafios da implementação basearam-se em três grandes pilares, norteados pela visão da instituição: o cumprimento da legislação em vigor, a simplificação de processos e procedimentos e o salto tecnológico que a implementação do EDI permite para catapultar outros projetos diferenciadores”, começa por explicar Hernani Duarte, Diretor do Serviço Logística e Distribuição da ULSLO.

Desafios que encontraram soluções

Entre a necessidade de desmaterialização do processo financeiro para 100% dos documentos e fornecedores, a sua extensão para o processo logístico e a eliminação de intervenção manual, o projeto abrangeu tanto os processos de negócio financeiro como logístico, “desde a encomenda, à entrega da mercadoria, à conferência de faturas e pagamento”, afirma Diogo Cardoso, Sales Manager da Sovos Saphety.

Com um EDI implementado para encomendas, faturas, notas de débito e crédito, guias de remessa e transporte, a escolha recaiu numa solução baseada em tecnologia Optical Character Recognition (OCR). A solução em causa permitiu o processamento de documentos financeiros e logísticos em papel, assim como a sua digitalização e a captura dos campos requeridos para cada documento. Neste caso, a informação capturada é sujeita a regras de validação que podem determinar a rejeição ou associação a outros documentos que existam já no sistema. Posteriormente, os dados capturados passam a ser integrados automaticamente no sistema de gestão financeiro do recetor, sem necessidade de intervenção manual.

“Antes do projeto, toda a conferência de faturas era manual, passando pela receção física em papel, digitalização e arquivo manual, com recurso a muita mão de obra em procedimentos sem valor acrescentado. O fluxo de trabalho de conferência de faturas foi automatizado; no fluxo de documentação logística foram eliminadas todas as tarefas de digitalização, codificação documental e arquivo físico”, especifica Hernani Duarte.

Hernani Duarte considera que a escolha da Sovos Saphety foi óbvia, “tendo em conta fatores como a experiência e garantia de qualidade” e “a capacidade de adaptação às necessidades da ULSLO”.

Melhoria na prestação de serviços de cuidados de saúde

A solução implementada resolveu problemas a vários níveis, como refere Hernani Duarte, contribuindo também para uma melhoria ao nível da prestação de serviços dos cuidados de saúde: “desde logo a simplificação da faturação eletrónica reduziu a complexidade administrativa e morosidade dos processo de conferência de faturas; resolveu ainda os condicionalismos de espaço de arquivos nas receções dos armazéns, bem como a eliminação e tarefas sem valor acrescentado, como o arquivo e digitalização de documentos que permitiram focar os recursos em tarefas mais produtivas como a conferência de material, reduzindo os erros de entrada e acelerando os fluxos de movimentação dos materiais”. Em números, o projeto abriu caminho não só à desmaterialização da informação (33% dos fornecedores totalmente desmaterializados), mas também a outros projetos “que vão assentar na comunicação EDI, como a integração da informação logística para pré-receções, fundamental para a movimentação de mercadorias com lote, validade e número de série”.

Para Diogo Cardoso, da Saphety Sovos, o conhecimento adquirido no desenvolvimento de projetos nestes setores permite estabelecer desde logo “as melhores práticas na implementação das soluções de faturação eletrónica e EDI”.