“Pretendemos escalar a utilização de RPA”

Com o apoio da Fujitsu, a Teixeira Duarte está a implementar o que de mais avançado existe na área da robotização de processos e a olhar para o potencial de agilizar, simplificar e automatizar outros circuitos na organização, onde já se percebe o impacto positivo na velocidade da informação de gestão e apoio à decisão.

O desafio

A solução da Fujitsu foi ao encontro das necessidades da Teixeira Duarte que identificou vários desafios e oportunidades de agilizar integração e otimizar serviços partilhados.

Segundo Susana Soares, Marketing Director da Fujitsu Portugal, “a necessidade desta solução partiu do objetivo da Teixeira Duarte alavancar o processo de transformação digital da organização, com a introdução de ferramentas como o RPA de forma gradual, numa lógica experimental e de Quick-Wins”, de maneira a que rapidamente se valorizem os resultados e se possa escalar a solução para outras áreas da empresa, bem como ganhar eficiência nos custos de produção da informação.

Uma das funcionalidades mais úteis da RPA é a sua capacidade de simular as interações humanas aquando do uso de aplicações. Isto faz com que as empresas não tenham de orquestrar remodelações completas de sistemas para integrar tecnologia RPA nas suas operações.

Rui Pedroso, Diretor de Tecnologias de Informação na Teixeira Duarte explica que foram, desde logo, traçados objetivo a curto e a longo prazo.

A curto prazo, o objetivo era trazer uma nova tecnologia a “bordo” das operações, sem criar entropia nas equipas, fazendo com que estas entendessem o verdadeiro valor acrescentado para as suas tarefas e potencialidades e fossem os grandes “evangelizadores” no escalonamento do projeto piloto.

“Já a longo prazo, pretendemos escalar a utilização de RPA, em que o retorno e a libertação de tarefas sem valor acrescentado sejam rápidos, por forma a que os nossos profissionais possam desenvolver e levar a cabo ações de maior valor para a organização e realização para os profissionais”.

A solução 

As equipas da Fujitsu e da Teixeira Duarte desenharam robôs, cuja implementação permitiu obter ganhos de produtividade significativos através da transferência de tarefas e automatismo de sistemas que têm o poder de beneficiar a operação da área financeira em várias empresas e países onde a Teixeira Duarte atua.

Numa empresa como a Teixeira Duarte, quer pela sua dimensão, quer pelo seu histórico, existe um “stock” de conhecimento dos seus colaboradores que deve ser utilizado, e maximizado em qualquer processo de transformação, pelo que a introdução de RPA em qualquer processo, deverá sempre emergir de um processo “Human Centric Experience Design”, de maneira a que se escolham os melhores processos a iniciar e que sejam desenhados da melhor forma, garantindo retornos quase imediatos após a sua implementação.

“A escolha da Fujitsu deveu-se à consulta de mercado que fizemos (com mais de três players). Pareceu-nos a entidade com mais provas dadas, e que acima de tudo entendeu muito bem a nossa realidade na gestão da mudança e na recolha de informação”, afirma Rui Pedroso.

Os resultados

No início do processo de co-criação com a Teixeira Duarte “foram identificadas as áreas onde a solução de RPA poderia obter resultados positivos mais rapidamente. Esse patamar foi atingido com sucesso e prevemos a curto prazo escalar a solução para outras áreas da empresa”, explica Susana Soares.

Na visão do Diretor de Tecnologias de Informação na Teixeira Duarte, esta solução veio acelerar processos que, manualmente, consumiam muitos recursos humanos e de tempo, como a criação de entidades, recolha de documentos bancários, arquivos sistematizados ente outros. “No futuro, pretendemos dar respostas automáticas aos nossos clientes internos espalhados pelo mundo”.

“Ainda estamos numa fase inicial e de escalonamento a outras geografias, mas podemos afirmar que estamos muito empolgados com o futuro, por exemplo o RPA implementado em abril já garantiu em julho mais de 50% da criação automática da tarefa para o qual foi desenhado. Neste momento estamos a preparar o mesmo RPA para geografias como Brasil e Angola, com exigências muito particulares. Podemos acrescentar que o investimento realizado neste processo, já foi recuperado no final do terceiro mês”, conclui.