Como voltar a tornar o trabalho no escritório seguro?

Os departamentos de IT estão num processo de transformação. A grande parte das organizações estiveram em trabalho remoto, e a maioria dos profissionais de IT admite ter uma carga de trabalho superior– até 37%, de acordo com pesquisas recentes.

Com grande parte dos países a entrar em processo de desconfinamento, o foco está num potencial regresso ao escritório, pelo menos para alguns funcionários.

As falhas relacionadas com o trabalho remoto vão ser cada vez menos, mas as equipas de IT deparam-se agora com novos problemas.

A maioria deles é provavelmente causados pelo mau comportamento digital dos funcionários, especialmente quando se trata de proteger os seus dispositivos. Trabalhar num ambiente doméstico levou a que grande parte dos colaboradores relativizasse a sua consciência das preocupações de IT.

Posto isto, os profissionais de IT estão a antecipar uma onda de problemas indesejados a entrar nas redes de escritórios assim que os funcionários comecem a trabalhar com dispositivos que não são seguros. Cabe agora ao IT voltar a tornar o trabalhar no escritório seguro.

Estes são os principais maus hábitos que alguns dos colaboradores adotaram em casa, e que vão causar problemas relacionados com o IT quando voltarem ao escritório:

1. Misturar trabalho e lazer

Muitas organizações têm tido funcionários a trabalhar a partir de casa nos seus próprios dispositivos pessoais. Neste caso, é provável que os trabalhadores utilizem ferramentas profissionais em conjunto com aplicações pessoais, como música e mensagens pessoais – que são muito mais difíceis de controlar do ponto de vista da segurança.

Mick Slattery, presidente da CompuCom, acredita que existe um risco significativo na utilização destes dispositivos no escritório. "Estes ativos representam possíveis ameaças dada a falta de gestão, medidas de segurança desconhecidas e a potencial mistura de atividades pessoais e empresariais".

Scott Watnik, especialista em cibersegurança na firma de advogados Wilk Auslander, concorda. "É importante impedir o uso de portáteis pessoais no escritório durante a transição para o escritório, pelo menos até que todos os computadores pessoais tenham sido inspecionados", recomenda.

2. Não descurar as atualizações de segurança

Para os dispositivos que irão voltar ao local de trabalho e aceder às redes da empresa, é aconselhável garantir que todos os patches e atualizações de software aplicáveis foram realmente instalados.

Rajesh Ganesan, vice-presidente da empresa de gestão de IT ManageEngine acredita que "os utilizadores podem desligar o software de segurança no dispositivo, como as atualizações de antivírus só porque entram na linha da sua produtividade".

A solução passa por tentar sensibilizar os colaboradores para que se mantenham atentos à saúde do seu dispositivo, mesmo num ambiente aparentemente menos formal.

"É importante não deixar passar o processo de reiniciar e instalar. Os funcionários devem impulsionar a gestão proativa das atualizações e manterem o foco na saúde do dispositivo", afirma Cassandra Cooper, analista de investigação do Info-Tech Research Group.

3. Portáteis em casa: um free-for-all

Todos os funcionários tiveram de se limitar a um conjunto diferente de circunstâncias, mas as hipóteses são de que o dispositivo que usam para o trabalho tenha sido usado por outra pessoa em algum momento, para fins completamente diferentes.

Esta realidade implica que as palavras-passe tenham sido partilhadas ou que se tenha desativado completamente a necessidade de autentificação de senha.

Para mitigar as consequências destes maus hábitos, a Watnik recomenda que se prossiga sob o pressuposto de que todas as palavras-passe foram comprometidas, e pedir a todos os funcionários que alterem as palavras-passe que normalmente usam.

Noutros casos, os trabalhadores podem ter acedido a redes empresariais a partir de outro dispositivo emprestado. Utilizar a palavra-passe noutro dispositivo também pode representar um risco de segurança para a rede da empresa.

Outro dos conselhos da Watnik é de que "uma das primeiras coisas que o pessoal de IT deve fazer na transição 'return to work' é executar uma verificação na rede da empresa para identificar todos os novos dispositivos desconhecidos que estão a ser usados para aceder à rede".

4. A propagação do vírus

Uma das preocupação das equipas de IT que estão a preparar o local de trabalho para o regresso dos colaboradores, é garantir que todos os equipamentos de entrada estejam limpos, no sentido mais físico do termo.

Simon Clarke, professor de microbiologia celular na Universidade de Reading, explica que os smartphones devem tornar-se uma prioridade.

"Os smartphones são um reservatório do vírus e têm o potencial de espalhar agentes patogénicos. Os empregadores precisam de incorporar e incentivar o aumento da higiene dos smartphones à medida que os seus colaboradores regressam ao trabalho", afirma Simon Clarke.

O que é verdade para os telemóveis também se aplica a outros equipamentos que as equipas de IT podem precisar de trazer para o escritório. A Gartner aconselha a construção de uma área de saneamento fora do escritório para garantir que cada dispositivo obtenha uma limpeza adequada antes de entrar.

5. Readaptar-se à vida no escritório

Do ponto de vista das IT, os colaboradores vão voltar ao escritório com uma série de novos hábitos, incluindo alguns que vão querer manter.

John Annand, diretor de investigação do Info-Tech Research Group, acredita que os trabalhadores terão encontrado novas ferramentas para trabalhar de forma eficiente e parecem relutantes a abdicar delas – mesmo que não façam parte da agenda da equipa de IT.

As equipas de IT terão de alargar os esquemas de backup, as práticas de prevenção de perdas de dados, as auditorias de segurança e a gestão de identidade e acesso a novos ambientes.

Dado o contexto atual, poderá ser necessário proceder a uma reeducação dos utilizadores, centrada nos mesmos.

"As equipas de IT terão de gerir o regresso aos escritórios com cuidado para garantir que não são mal interpretadas enquanto tentam controlar maus hábitos", garante Robert Rutherford, CEO da empresa de consultoria de TI QuoStar. "Esta crise moveu o IT para o coração do negócio”.