Workplace Solutions: entre a importância e a necessidade

Quando, no final de 2019, a IT Insight preparou os vários temas para as mesas redondas de 2020, estávamos longe de imaginar que o tema de Workplace Solutions iria ter lugar a meio de uma crise nunca antes vista que iria alterar por completo o conceito de espaço de trabalho.

A pandemia da COVID-19, ou do novo Coronavírus, fez com que as organizações de todo o mundo se adaptassem a uma nova realidade. Em Portugal, o teletrabalho passou a ser obrigatório para todos os colaboradores que não necessitam de estar fisicamente no seu posto de trabalho tradicional e as organizações tiveram que se adaptar, quase sem aviso prévio, a uma realidade em prol do bem-estar de todos.

Pela primeira vez, a IT Insight realizou a sua habitual mesa redonda de forma digital, através de uma plataforma de videoconferência.

As mesas redondas da IT Insight são feitas de forma presencial, com todos os participantes presentes na mesma sala a debater o tema em cima da mesa. Seguindo as recomendações da Direção Geral de Saúde e do Governo, esta mesa redonda não seguiu os mesmos parâmetros que as restantes. Os participantes estavam cada um no seu local e "encontraram-se" através de uma plataforma de videoconferência para partilhar a sua opinião sobre os temas que tão atuais são para as organizações portuguesas.

"Todos estão a fazer os pedidos ao mesmo tempo. Não está a haver planeamento, só está a haver reação"

- António Oliveira Maia, Workplace Design & Adoption Director, Claranet

Adoção de soluções 

As empresas nacionais tiveram, de um momento para o outro, que se adaptar a uma nova realidade. Muitas nunca tinham implementado um método de trabalho remoto, enquanto outras já contavam com colaboradores que trabalhavam a partir de casa. Verdade que poucas, ou nenhumas, alguma vez tiveram a totalidade dos seus empregados a trabalhar de forma remota.

Neste sentido, as organizações tiveram que procurar e utilizar soluções de colaboração, de videoconferência, ou mesmo dispositivos que permitissem aos colaboradores desempenharem as suas funções, ao mesmo tempo que necessitam de estar em contacto com os seus colegas.

António Oliveira Maia, Workplace Design & Adoption Director na Claranet, refere que aquilo que tem visto é “uma adoção à pressa”. Os dispositivos foram os primeiros pedidos a existir, acabando por esgotar o stock, seguido de soluções de Virtual Desktop Infrastructure (VDI), “porque as pessoas queriam ter alguma coisa; já não era bring your own device, mas sim choose your own device”. Depois, os sistemas de produtividade cloud foram adotados “totalmente à pressa”.

O representante da Claranet refere que, apesar de a empresa ter vindo a trabalhar estes temas há muito tempo, “hoje, o que estamos a sentir é o problema do Serviço Nacional de Saúde: gestão de capacidade e de toda a gente fazer o pedido ao mesmo tempo. Não está a haver planeamento, só está a haver reação”.

"É extremamente importante existir um trabalho de consciencialização dos utilizadores. Todos os ataques que se estão a prever têm um ponto em comum: o utilizador"

- Rui Lopes, Solutions Architect, Cilnet

Rui Lopes, Solutions Architect na Cilnet, indica que, numa primeira fase, quando o Governo começou a implementar as primeiras restrições, existiu uma “necessidade de, rapidamente, colocar as pessoas a trabalhar remotamente de forma produtiva”. Rui Lopes explica que nas empresas que já tinham ferramentas para trabalho remoto, a transição foi relativamente pacífica, em que “tem sido fácil colocar grande parte dos utilizadores de uma empresa, que normalmente estavam a trabalhar num escritório, a trabalhar em casa”. Depois, há algumas organizações que percebem que esta pode ser a maneira de trabalhar daqui para a frente, e começam a pensar em como a empresa pode vir a trabalhar de uma forma eficaz, e de que ferramentas vai precisar para atingir este objetivo.

Paulo Magalhães, VP Sul da Europa da EasyVista, sente que as multinacionais estão mais preparadas para este processo, em comparação com as organizações mais tradicionais. “Isto tem vantagens e desvantagens. A desvantagem é que está a ser tudo feito à pressa. Por outro lado, está a levar as pessoas para um caminho que era inevitável”. Neste momento, os processos são mais difíceis de implementar, e quem já os tinha implementado, está a tirar retorno do seu investimento.

No caso concreto da InovaPrime, Marco Batista, CEO da empresa, refere que nunca houve uma obrigatoriedade de estar num escritório, até porque os colaboradores têm “toda a infraestrutura e soluções de colaboração para trabalharem onde quiserem”. Já no caso dos clientes da InovaPrime, há experiências diferentes. “Há empresas globais que estão preparadas em termos de colaboração para teletrabalho, mas há algo em que ninguém está a falar: nem todos têm infraestrutura para chegar e estar em teletrabalho. Há um conjunto de pessoas, talvez 60% de uma multinacional, que têm, efetivamente, infraestrutura que dá acesso remoto a todos os sistemas, mas depois há quem utilize desktops no seu dia-a-dia e as empresas tiveram que deslocar estes equipamentos à pressa para a casa das pessoas”.

"Nos últimos anos, passámos uma fase difícil onde se aniquilou a parte pessoal em função do trabalho; (…) esta situação vai permitir-nos criar uma cultura mais abrangente"

- Paulo Magalhães, VP Sul da Europa, EasyVista

Rui Pinho, Channel Sales da Kaspersky, refere que “as empresas portuguesas fizeram as coisas agora porque teve que ser”, em que “não foi só o plano de emergência do país que foi acionado, mas também os das empresas” para a sua produção não parar. Depois, há a questão das comunicações; “não é só ter uma VPN [Virtual Private Network]. Muitas vezes, as pessoas só têm o router em casa e muitas vezes não suporta as conexões; há outras pessoas em casa que também têm videoconferências, os filhos têm aulas online. É muita carga de comunicações”. Mesmo o acesso a algumas ferramentas, que não dá para transpor para a casa dos colaboradores, vai diminuir a produtividade.

"Dar acesso aos dados aos colaboradores com RDP dá continuidade ao negócio, mas de uma forma muito frágil e 'presa por arames'"

- Rui Pinho, Channel Sales, Kaspersky

O Microsoft Teams é uma das principais ferramentas de colaboração e, à medida que o COVID-19 se espalha pelo mundo e mais empresas começam a trabalhar remotamente, mais utilizadores a plataforma tem. Teresa Virgínia, Modern Workplace Business Group Lead na Microsoft Portugal, partilha que, desde que começou o isolamento das pessoas e o trabalho remoto, o Teams tem assistido a um enorme crescimento diário. Em Portugal, são “milhares os novos utilizadores” por dia. Esta adoção está a ser feita “de emergência” e muitas organizações “ainda não tinham feito este caminho, estão a fazê-lo de uma forma muito acelerada”.

Ricardo Magalhães, Enterprise Solutions Senior Manager na Noesis, salienta que “há claramente uma diferença de realidade entre quem já investiu e adotou este tipo de soluções e quem ainda não tem esse grau de maturidade ou sequer soluções” deste tipo. Simultaneamente, há “uma alteração das prioridades das organizações”. “O que vemos é que há projetos em implementação que entraram em pausa para existir aqui um shift – que acaba por ser natural – para esta urgência que é dar resposta aos colaboradores para continuarem a poder trabalhar. Esta é uma realidade que vemos a nível nacional e internacional”, explica.

"Há projetos em implementação que entraram em pausa para dar resposta aos colaboradores para que continuem a trabalhar"

- Ricardo Magalhães, Enterprise Solutions Senior Manager, Noesis

Paulo Coito, BU Manager de Collaboration & Customer Experience da Warpcom, partilha a sua experiência e diz que têm sido “semanas com ritmos alucinantes” de trabalho. Isto acontece por existirem muitas solicitações de clientes, a ajudá-los a ultrapassar algumas limitações dos seus planos de continuidade de negócio que muitas vezes não existiam ou eram difíceis. Por outro lado, “tem sido muito gratificante, uma vez que temos ajudado muitas organizações a transpor para o trabalho remoto algo que, até agora, não estava na sua realidade”.

Carlos Vieira, Country Manager Iberia da WatchGuard, indica que as grandes empresas portuguesas já estavam, de facto, preparadas para colaboração remota e já contavam com planos de contingência, onde se encontravam VDI e VPN, por exemplo, e onde esta migração foi relativamente “rápida e menos dolorosa”. Depois, no caso das pequenas e médias empresas, “esta passagem foi mais complicada” e onde muitos colaboradores tiveram que trabalhar “noites inteiras” para suportar a passagem de trabalho físico, no local, para trabalho remoto. Existiram, também, organizações que levaram “workstations e servidores” para casa, não estando preparadas para este tipo de incidentes.

"As empresas que não estavam a fazer a transformação para sistemas cloud e de trabalho colaborativo estavam atrasadas. Hoje, estão atrasadas e com um problema entre mãos"

- Sandra Andrade, Marketing & CommunicationManager, Xerox

Sandra Andrade, Marketing & Communication Manager da Xerox Portugal, refere que “todas as empresas que não estavam preparadas, que não estavam a fazer esta transformação para sistemas cloud e de trabalho colaborativo, estavam atrasadas. Hoje, estão atrasadas e com um problema entre mãos”. Sandra Andrade partilha, também, que o mundo e a maneira de trabalhar nunca mais serão os mesmos, e que esta situação pode ser um impulsionador para que as empresas entendam que existe um conjunto de ferramentas digitais que permite que os colaboradores de uma determinada organização trabalhem de outra forma.

Nuno Verónica, Iberica Annuities & Channel Director da Lexmark, dá como exemplo a própria empresa, onde já existia o hábito de trabalhar de forma remota. Quando a situação escalou na China, a empresa preocupou-se a nível ibérico para garantir que as ferramentas de colaboração estavam totalmente funcionais. Em termos de clientes, as empresas procuram não ter disrupções de negócio.

“Assistimos, nas últimas semanas, a uma explosão nos equipamentos para casa – o que é normal – e existem algumas preocupações em termos de segurança, mas temos algumas soluções que permitem que se trabalhe e imprima de casa de uma forma segura”.

"Assistimos, nas últimas semanas, a uma explosão nos equipamentos para casa"

- Nuno Verónica, Iberica Annuities & Channel Director, Lexmark

Cibersegurança 

A adoção de soluções de trabalho remoto levanta sempre questões de cibersegurança. O facto de existirem colaboradores a utilizarem as plataformas cruciais para a organização fora do espaço físico da empresa aumenta a superfície de risco.

No caso da pandemia do COVID-19, estas soluções tiveram, em muitos casos, de ser adotadas à pressa, aumentando ainda mais o risco de uma organização sofrer um ciberataque que coloque em causa todas as atividades da empresa.

De acordo com Carlos Vieira, da WatchGuard, as organizações quiseram, primeiro, colocar o máximo possível de colaboradores a trabalhar a partir de casa, independentemente de como o fariam. Depois, houve uma escassez de portáteis no mercado e os utilizadores passaram a utilizar os seus computadores pessoais que têm pouca ou nenhuma segurança.

“Numa segunda fase, as empresas preocuparam-se com a segurança, em colocar os colaboradores a trabalhar em casa de forma mais segura”. O Country Manager da WatchGuard alerta, ainda, para um crescimento dos ataques de phishing e malware nos próximos tempos, muito por culpa da falta da componente de cibersegurança na altura de migrar os colaboradores do escritório para as suas casas.

"Primeiro, as empresas preocuparam-se em colocar os colaboradores a trabalhar, só depois se preocuparam com a segurança"

- Carlos Vieira, Country Manager Iberia, WatchGuard

Referindo-se essencialmente às pequenas e médias empresas, Rui Pinho, da Kaspersky, indica que as organizações que não estavam preparadas tiveram como principal preocupação colocar as pessoas em casa, sem se preocuparem em como esses colaboradores iriam, por exemplo, aceder em segurança aos dados. “Dar acesso aos dados aos colaboradores com RDP [Remote Desktop Protocol] dá continuidade ao negócio, mas de uma forma muito frágil e ‘presa por arames’”, afirma.

“Imaginem alguém de uma empresa que não está preparada e até tem o seu PC em casa e, de repente, dão-lhe acesso a determinadas ferramentas para ser produtivo. O utilizador, se não tiver consciência deste gap de segurança, vai baixar a guarda, vai ver o seu email particular ao mesmo tempo que utiliza ferramentas empresariais. Como vai estar em casa, não vai estar atento a determinados tipos de ataque”, exemplifica Rui Pinho.

Teresa Virgínia, da Microsoft, relata que “existiu uma urgência de adotar o trabalho remoto” numa primeira fase. É necessário que agora, numa segunda fase, as empresas trabalhem remotamente de forma segura. “Sentimos que as grandes empresas estão sem dúvida muito mais preparadas do que as PME, que são aquelas que poderão estar mais vulneráveis a ataques”, indica. Teresa Virgínia alerta que as organizações presentes em países que entraram em teletrabalho ainda antes de Portugal, registaram um incremento de ataques cibernéticos, uma ameaça que vai crescer, também em Portugal.

Paulo Coito, da Warpcom, diz que “está a ser feito muito disparate nesta área”. “A ordem foi ‘vão para casa’. Se for preciso esquecer o RGPD, esquece-se; o importante foi ir para casa e começar a trabalhar”, o que contraria os últimos anos, onde tudo estava “fechado a sete chaves e não se podia entrar em lado nenhum”, explica o BU Manager de Collaboration & Customer Experience da Warpcom.

A Cilnet, que também conta com uma área de segurança, tem trabalhado, também, na consciencialização junto das organizações. “Há dois fatores: a questão técnica, de como se pode implementar determinados controlos para quem começa a trabalhar remotamente o possa fazer de forma segura, e depois é extremamente importante existir um trabalho de consciencialização dos utilizadores porque todos os ataques que se estão a prever, têm um ponto em comum, que é o utilizador”, indica Rui Lopes.

António Maia partilha que, na Claranet, todos têm de ser certificados num curso de cibersegurança, uma medida imediata que está a ser levada para os clientes. “Há muita liberdade que se dá, mas também se está a comprometer a segurança”, relembra o representante da Claranet.

"A ordem foi ‘vão para casa’. Se for preciso esquecer o RGPD, esquece-se"

- Paulo Coito, BU Manager de Collaboration & Customer Experience, Warpcom

Futuro 

Apesar de ainda não se saber quando é que esta situação vai terminar e de como é que o mundo vai estar depois disto, uma coisa é certa: a maneira de trabalhar estará para sempre alterada.

Pegando na realidade da Noesis, Ricardo Magalhães refere que há dois cenários distintos, onde existe uma vertente de equipas que trabalham internamente e outras que trabalham em clientes, que estão diretamente dependentes das soluções que os clientes providenciam para dar continuidade ao seu trabalho. As equipas internas tiveram um impacto muito pequeno. “Já trabalhávamos deste modo, remotamente, com soluções cloud. Acontecendo esta situação, apenas nos deslocamos fisicamente; digitalmente estamos a funcionar da mesma maneira”, diz. Antecipando o futuro, o COVID-19 vai obrigar as empresas a olhar com atenção para este tema do trabalho remoto, que pode levar ao paradigma de que “se é possível que este modo de trabalhar seja viável, então vou colocar os meus colaboradores a trabalhar de outra maneira”, como um regime híbrido, por exemplo.

Paulo Magalhães (EasyVista) indica que “nos últimos anos, passámos uma fase difícil onde se aniquilou a parte pessoal em função do trabalho”. Esta nova maneira de trabalhar vai mostrar a todos – sejam colaboradores ou da parte da gestão – que é possível trabalhar a partir de casa e ganhar qualidade de vida. Por outro lado, o VP Sul da Europa da EasyVista defende que tem de existir um balanço entre trabalhar a partir de casa e trabalhar no escritório para que as pessoas possam estar juntas e partilhem experiências. “Esta situação vai permitir-nos criar uma cultura mais abrangente" e criar um balanço entre a vida pessoal e profissional.

"Sentimos que as grandes empresas estão muito mais preparadas do que as PME, que são aquelas que poderão estar mais vulneráveis a ataques"

- Teresa Virgínia, Modern Workplace Business Group Lead, Microsoft Portugal

Teresa Virgínia (Microsoft) acredita que a maneira de trabalhar “não volta atrás”. “As competências, a capacitação tecnológica que está a acontecer não vai fazer um rollback. Claro que as pessoas não terão todas que ficar em casa, mas vão rapidamente perceber as vantagens que daí advêm”, explica, acrescentando que a organização do tempo, a integração da vida pessoal e profissional, ou mesmo a otimização de custos dentro das organizações, como são as viagens ou os próprios escritórios. “Obviamente que isto não vai voltar a ser o mesmo, mas também não vamos cair em extremos”, refere, acreditando que o futuro irá passar por uma solução “no meio, híbrida” entre o que se fazia antes e o que, por força da pandemia vivida, se faz agora. Simultaneamente, as empresas devem pensar no que querem ser quando esta situação acabar; qual é a mudança cultural, a visão digital que têm para a continuidade daquilo que aprenderam nesta situação, mas de uma maneira mais estruturada.

"Há um conjunto de pessoas que têm infraestrutura que dá acesso remoto a todos os sistemas, mas há empresas que tiveram de deslocar dekstops à pressa para a casa das pessoas"

- Marco Batista, CEO, InovaPrime

Marco Batista (InovaPrime) antecipa que a realidade futura será contrária ao que estamos a ver. “Acho que, a nível de sistemas e infraestruturas, vai existir uma evolução para garantir a continuidade do negócio se algo semelhante acontecer. Por outro lado, as organizações têm uma cultura muito própria, onde o ‘eu quero-te ver, colaborar aqui contigo’“, ainda tem muito peso, afirma. Já antes existiam empresas que tinham a capacidade de trabalhar remotamente, mas, no entanto, optavam por não o fazer, optando por reuniões presenciais, da facilidade de contacto. O contacto é uma componente muito importante da colaboração, acrescenta.