O futuro do workplace será híbrido

Se 2020 foi um ano marcado pelo trabalho remoto, 2021 marcará o forte incremento dos postos de trabalho híbridos. Um dos efeitos colaterais da pandemia foi a mudança do paradigma na forma como se perceciona o trabalho e os espaços de trabalho. Hoje, sabe-se que a grande maioria dos colaboradores consegue ser tão ou mais produtivo a trabalhar remotamente do que no escritório.

O modelo híbrido de trabalho oferece mais flexibilidade aos colaboradores, mas não deixa de ser um modelo desafiador. As empresas precisam de garantir a produtividade e mobilidade dos seus colaboradores, apostando na adoção de workplace solutions.

A adoção de soluções de trabalho remoto levanta ainda questões de cibersegurança. Em grande parte, devido ao facto de os colaboradores utilizarem equipamento profissional para uso pessoal, o que compromete a informação e os dados da organização, dos clientes e até dos próprios colaboradores.

Assim, é extremamente importante existir um trabalho de consciencialização junto dos colaboradores das organizações.

“Os desafios futuros passam pela gestão de espaços, de equipas e de dinâmicas em que as pessoas se habituaram a não ter, por exemplo, que fazer deslocações” 

– Ricardo Magalhães, Enterprise Solutions Senior Manager, Noesis

A adoção de workplace solutions

2020 foi um ano atípico para o mercado de workplace solutions. Apesar de se prever um crescimento do mercado no início do ano, ninguém previa uma pandemia com as dimensões que teve e, consequentemente, com a adoção do número de soluções durante o ano.

A realidade atual potenciou então uma transformação em termos da adoção de soluções de workplace e até da forma como se perceciona este mercado por parte das organizações portuguesas.

Ricardo Magalhães, Enterprise Solutions Senior Manager na Noesis, sugere que existiram várias fases e várias velocidades neste processo de adoção. “A primeira é uma adoção de emergência, onde as organizações tiveram de se ajustar. As empresas que estavam preparadas sentiram um impacto menor, mas eu diria que a sensação que fica é que grande parte das organizações tiveram que tomar uma série de decisões rápidas para poder dar resposta às necessidades. Passou depois a existir uma maturidade na abordagem das empresas, ou seja, pensaram até que ponto é que as soluções arranjadas estão a funcionar e que e que ajustes devemos fazer”.

Para Bruno Ferreira, Corporate Account Manager na HP, os termos mobilidade, balanceamento entre vida pessoal e profissional são conceitos que hoje têm de visar todos os colaboradores, independentemente da geração a que pertença e devem ser abordados sobre uma estratégia estruturada entre todas as áreas da organização.

“Em relação a 2020, o mercado de PC, em Portugal, cresceu cerca de 35%. E se olharmos para aquilo que é a área empresarial, este número cresce para 46%. Se antes se falava de um PC por casa, hoje assistimos claramente à necessidade de um por pessoa”, refere.

“O local de trabalho como era conhecido vai desaparecer para se tornar num lugar de colaboração, graças ao nível de produtividade que já conseguimos obter” 

– Mário Acúrcio, Consultor Pré-Venda, Informatem

Paulo Magalhães, VP Southern Europe na EasyVista, partilha a opinião de que após o primeiro impacto da pandemia, algumas empresas podem ter descurado a componente processual porque era necessário começar a trabalhar rapidamente a partir de casa.

“Houve um investimento muito grande e uma transposição de orçamentos e projetos que estavam planeados para 2020. Existe um conjunto de soluções e temas que estavam pensados nos budgets de 2020 e que foram passados para segundo plano, mas sentimos que, neste momento, estão a ser retomados. É um processo”, explica.

Para o Consultor Pré-Venda da Informantem, Mário Acúrcio, dada a urgência de toda a adoção do novo método de trabalho, as organizações não tiveram o devido acompanhamento e acabaram por adotar soluções de forma não estruturada, o que acabou por criar uma brecha de segurança para as empresas.

“As organizações que já estavam preparadas conseguiram encontrar soluções que permitem englobar a fase do zero trust, garantir a mobilidade, entrega do equipamento em casa, conseguindo escolher soluções adaptadas à medida das suas necessidades e respondendo de forma mais organizada”, indica.

Para Ricardo Mendes, Modern Workplace Design Lead na Bizdirect, houve uma adoção, acima de tudo, por necessidade. “Vimos muitas empresas a adiarem projetos pela incerteza e pela necessidade de dar resposta às necessidades que eram emergentes. Muitas delas transformaram esses projetos já a pensar no futuro que será certamente hybrid workplace. Resta resolver todos aqueles problemas que deixamos para trás e que não foram ingressados na altura porque não existia uma estratégia e porque tivemos que responder, acima de tudo, a necessidades”.

“A partir do momento em que é dada liberdade às pessoas para trabalharem em casa também, aquilo que ela faz pode pôr em causa aquilo que são os dados da empresa” 

– Daniel Vilabril, BDM de Digital Workplace, Logicalis Portugal

O fator cibersegurança

É certo que a pandemia alterou a adoção, por parte das empresas, de soluções de mobilidade e do novo workplace, o que trouxe uma preocupação acrescida com a cibersegurança.

“O tema da adoção veio ser muito relevante na mobilidade. Sentimos a dificuldade que era trabalhar a adoção e o suporte e fazer tudo virtual ainda se tornou mais desafiante”, afirma António Maia, Workplace Design & Adoption Director da Claranet, que acrescenta que “a questão da cibersegurança ganhou muita relevância nas agendas das organizações. O hybrid workplace veio para ficar e esta conjugação do físico com o digital está presente na maioria das organizações, o que pede uma visão segura e eficaz e onde a cibersegurança aparece como uma fase fundamental e transversal”.

Na visão de Daniel Vilabril, BDM de Digital Workplace da Logicalis Portugal, a segurança estava ligada à empresa e de repente passou a estar cada vez mais relacionada com o endpoint e com o indivíduo.

“A questão da segurança era responsabilidade do IT. Eram eles que tinham de garantir as atualizações das firewalls, que o acesso à internet estava a funcionar corretamente, que as redes estavam protegidas, etc. A partir do momento em que é dada liberdade às pessoas para trabalharem em casa também foi atribuída a responsabilidade no sentido em que, aquilo que ela faz pode pôr em causa aquilo que são os dados da empresa que estão residentes no seu PC”, explica.

Fernando Néri, Manager da Trustvision em representação da Alcatel-Lucent Enterprise afirma que não houve tempo de pensar numa estratégia de segurança que permitisse, com alguma garantia, fazer a adoção. “As organizações que já estavam dotadas de boas práticas e políticas de segurança foram aquelas que ficaram menos expostas. Um dos grandes desafios que se coloca às organizações atualmente, é conseguir separar aquilo que são e as ferramentas de uso pessoal das ferramentas de uso profissional. Há ainda um longo caminho a percorrer no que diz respeito à transformação do posto de trabalho porque as ameaças estão cada vez mais intrusivas”, acrescenta.

Após os colaboradores terem começado a trabalhar remotamente 91% das empresas reportaram um aumento dos ataques informáticos.

“A descentralização do PC profissional e o incremento do seu uso para fins pessoais está associado ao aumento significativo dos ataques informáticos e uma vez que 63% dos incidentes de segurança são causados diretamente pelos colaboradores é crucial que a segurança seja uma das grandes preocupações atuais das empresas. Um ataque informático é sinónimo de uma exposição tremenda, não só para a organização, como para os colaboradores e para os próprios clientes. Posto isto, a sensibilização e formação dos colaboradores têm de continuar a ser uma aposta forte”, afirma Bruno Ferreira, Corporate Account Manager da HP.

Para Paulo Coito, BU Manager - Collaboration & Customer Experience da Warpcom, ainda há muito trabalho para fazer do ponto de vista da segurança e de equipar os postos de trabalho, existindo uma clara e crescente preocupação com o controlo e proteção do endpoint e autentificação do utilizador. “A proteção do endpoint e a utilização de VPN são elementos essenciais que, se forem utilizados, já asseguram um nível mínimo de confiança naquilo que será o posto de trabalho remoto seguro”.

“A pandemia alterou a visão das organizações. O local de trabalho como era conhecido vai desaparecer para se tornar num lugar de colaboração, graças ao nível de produtividade que já conseguimos obter. As organizações foram ganhando maturidade e muitas delas já solicitam análises sobre o seu estado de segurança para perceber as suas falhas de segurança, bem como as tecnologias que devem adquirir, fazendo assim um investimento mais assertivo e sustentável”, revela Mário Acúrcio, Consultor Pré-Venda da Informantem.

“Uma vez que 63% dos incidentes de segurança são causados diretamente pelos colaboradores, é crucial que a segurança seja uma das grandes preocupações atuais das empresas” 

– Bruno Ferreira, Corporate Account Manager, HP

O regresso ao escritório

Numa fase marcada pelo facto de os colaboradores começarem progressivamente a voltar para os escritórios, é já uma certeza que o ambiente de trabalho sofreu grandes alterações e que as organizações enfrentam agora novos desafios no regresso ao escritório.

“Este vai ser um processo gradual, faseado e adaptado a cada tipo de empresa e função do colaborador. Aprendemos que se pode trabalhar a partir de qualquer local tendo os mesmos resultados. Um dos grandes desafios das organizações não será tanto tecnológico porque, nesse sentido, o investimento já foi feito. O grande desafio das organizações vai ser do ponto de vista motivacional para que se consiga conquistar novamente os recursos”, menciona Fernando Néri da Trustvision em representação da Alcatel-Lucent Enterprise.

Segundo Paulo Magalhães da EasyVista, o trabalho híbrido é o que se vai manter no futuro, havendo agora uma lógica de trabalho inteligente e de garantia das liberdades dos colaboradores. É necessário apostar em processos e soluções sustentadas para o futuro que garantam principalmente a questão da segurança e a mobilidade dos utilizadores.

“Os desafios passarão mais por transformar aquilo que foi o desenrasque (no início do trabalho remoto) em algo sustentado, do que propriamente em voltar de novo a ter as secretárias preparadas para cada um dos colaboradores”, acrescenta.

“O grande desafio das organizações vai ser do ponto de vista motivacional para que se consiga conquistar novamente os recursos” 

– Fernando Néri, Manager, Trustvision

Na perspetiva de Ricardo Mendes da Bizdirect, os recursos humanos das organizações terão um papel fundamental na forma como os colaboradores se vão relacionar, uma vez que estes estiveram afastados durante mais de um ano e isso poderá ter impacto nas relações dentro de uma organização.

“É ainda preciso ter atenção à gestão das equipas dentro das empresas, bem como aos desafios relacionados com o work/life balance. Atualmente deixou também de fazer sentido, as empresas abrirem escritórios perto de uma universidade, por exemplo, porque querem captar talento uma vez que os colaboradores podem agora trabalhar remotamente”, acrescenta.

Apesar de entender as vantagens que o trabalho híbrido acarreta, como é o caso da própria gestão do tempo, Ricardo Magalhães da Noesis acredita que vão existir cenários díspares e que cada organização se vai ajustar aquilo que são as suas necessidades.

“Os desafios futuros passam pela gestão de espaços, de equipas e de dinâmicas em que as pessoas se habituaram a não ter, por exemplo, que fazer deslocações. Até que ponto é que os colaboradores vão querer abdicar deste ganho atual? Claro que há sempre o reverso da medalha que neste caso são as condições que temos em casa para poder trabalhar”, explica.

“Vai ainda haver a necessidade de fazer uma gestão da ansiedade e expectativas das pessoas. Cada empresa terá que adaptar este modelo de regresso ao trabalho de acordo com aquilo que é a sua realidade de negócio”, afirma Daniel Vilabril da Logicalis Portugal que acrescenta ainda “algumas empresas, nomeadamente as mais tecnológicas, já chegaram à conclusão de que este modelo de teletrabalho é funcional, produtivo e, portanto, o regresso ao escritório pode ser feito faseadamente e com um espectro temporal maior. Sabemos ainda que cada pessoa tem a sua personalidade e, portanto, deve existir uma flexibilidade para que possam escolher aquilo que as torna mais produtivas”.

“É necessário que os colaboradores estejam satisfeitos para que consigamos ter toda uma equipa na mesma frequência” 

– Paulo Magalhães, VP Southern Europe, EasyVista

Produtividade no regresso ao escritório

Com o regresso ao escritório, é fundamental que as organizações garantam a produtividade naquele que é o novo local de trabalho com uma realidade híbrida.

Paulo Magalhães da EasyVista acredita que é fundamental apostar num modelo de garantia da performance das várias pessoas e de um modelo de avaliação que naturalmente vai ter de evoluir neste contexto, sendo que houve um momento depois da implementação do teletrabalho em que a produtividade caiu em várias organizações.

“Depois disso a produtividade tem vindo a aumentar e é necessário que os colaboradores estejam satisfeitos para que consigamos ter toda uma equipa na mesma frequência”.

“Será seguramente mais fácil adaptarmo-nos ao trabalho híbrido do que foi a adaptação ao trabalho remoto. O modelo de trabalho flexível ou de lugares não fixos no escritório já existe em algumas organizações há alguns anos, mas torna-se complexo de gerir porque todos nós queremos flexibilidade, todos nós queremos é ir ao escritório no dia em que nos dá mais jeito ou nos dias em que há menos trânsito, por exemplo. Portanto, é normal que tenham de ser criadas algumas regras”, revela Paulo Coito da Warpcom.

Bruno Ferreira da HP afirma que 68% das empresas ou ainda não comunicaram a sua estratégia relativamente ao futuro do trabalho ou comunicaram de uma forma vaga.

“75% das pessoas mantiveram ou conseguiram aumentar a sua produtividade trabalhando a partir de casa. Este crescimento foi consequência de um maior número de horas trabalhadas, também com repercussões negativas. Não nos podemos esquecer que são as pessoas que fazem as organizações e não o contrário e, portanto, as organizações devem ter atenção ao tema da saúde e bem-estar dos colaboradores para que seja possível atingir altos níveis de produtividade e para que seja possível reter e atrair talentos”, indica.

Segundo Ricardo Magalhães da Noesis, o fator da satisfação do colaborador sempre foi um desafio. O local de trabalho deixa de ser imperativo para dar lugar às condições de trabalho.

“É ainda importante falar das ferramentas que permitem que só a produtividade, mas também o controlo, não nos podemos esquecer dessa componente. Não é só produzir, também tem de haver o controlo do que é feito e como é feito”, acrescenta.

“Será seguramente mais fácil adaptarmo-nos ao trabalho híbrido do que foi a adaptação ao trabalho remoto” 

– Paulo Coito, BU Manager - Collaboration & Customer Experience, Warpcom

Capacitação dos colaboradores

Existe uma panóplia cada vez maior de soluções tecnológicas disponíveis e por isso é preciso capacitar os colaboradores de toda a informação para que estes possam fazer o seu trabalho de forma mais autónoma possível.

Na perspetiva de Mário Acúrcio, o nível de maturidade das organizações é importante porque os processos e soluções existentes influem diretamente na capacidade de autonomia dos colaboradores.

“Temos de fazer um acompanhamento próximo para garantir que as empresas têm implementadas não só as soluções de software, mas também as metodologias adequadas à sua realidade. É possível fazer um estudo de maturidade da organização com base nos resultados, e identificar e produzir relatórios que muitas vezes ajudam a alicerçar a escolha de novas soluções ou mesmo adaptar soluções já existentes para garantir a produtividade sem um controlo tão próximo”, diz.

“A questão da autonomia passa também pela motivação”, garante Fernando Néri da TrustVison, que acredita que “não precisamos de trabalhar mais para sermos melhores. Precisamos é de trabalhar melhor e isto está relacionado com a capacitação dada aos colaboradores que passa desde logo pela gestão das expetativas e da ansiedade do colaborador” inerente ao trabalho híbrido.

“É preciso perceber o contexto, as pessoas e as novas necessidades para montar um sistema híbrido em que a adoção e suporte apareçam sempre muito bem balanceadas” 

– António Maia, Workplace Design & Adoption Director, Claranet

Para António Maia da Claranet é necessário montar uma estratégia para este novo modelo de trabalho e assumir que o tema do workplace é híbrido, mas by design. “É preciso perceber o contexto, as pessoas e as novas necessidades para montar um sistema híbrido em que a adoção e suporte apareçam sempre muito bem balanceadas para que assim, os colaboradores se sintam confortáveis e comecem então a explorar melhores conceitos de produtividade que vão trazer, obviamente, mais autonomia”.

“Dada a quantidade de soluções tecnológicas que muitas empresas têm, é importante definir o propósito da sua utilização e passar essa visão aos colaboradores para que haja uma estratégia integrada”, revela o Modern Workplace Design Lead da Bizdirect.

“Outra situação bastante comum está relacionada com a própria organização e com a dispersão dos dados que existem, portanto, cabe à organização perceber como vai proporcionar ferramentas, informação e dados para que os seus colaboradores possam ser mais autónomos. A formação é também uma crescente necessidade com a adoção de novas ferramentas e novas funções”, acrescenta.

Daniel Vilabril da Logicalis Portugal reforça ainda a importância da liderança de topo nas empresas naquela que é a criação de uma cultura de autonomia.

“Se queremos que as pessoas sejam autónomas, a empresa tem de abraçar uma cultura de autonomia. Os processos têm de ser readaptados para oferecerem autonomia e tem de ser partilhada mais informação para que as pessoas possam saber aquilo que a empresa espera delas. É ainda necessário que os colaboradores se sintam confortáveis com a tecnologia para se tornarem mais autónomos e daí a importância da formação”.

Paulo Coito da Warpcom defende a importância de não haver silos de colaboração nas organizações.

Apesar do avanço tecnológico de grande parte das organizações, é importante “dar as condições mínimas para que cada colaborador possa fazer o seu trabalho de forma independente, como é o caso de um computador com condições para que ele possa, independentemente de ter ou não posto de trabalho, realizar o seu trabalho com qualidade, com acesso à internet e ter acesso a uma plataforma de colaboração que seja aberta e que permita colaborar dentro e fora da organização”, conclui.

“Vimos muitas empresas a adiarem projetos pela incerteza e pela necessidade de dar resposta às necessidades que eram emergentes” 

– Ricardo Mendes, Modern Workplace Design Lead, Bizdirect