O desenvolvimento do software empresarial

Mais do que nunca, os dados são um recurso indispensável para as empresas, e fazer uso dos mesmos é essencial, não só para a competitividade das empresas, como também para a sua sobrevivência.

Como tal, as tecnologias de software empresarial – desde os simples ERP e CRM, até às áreas de Business Intelligence, Analytics e Supply Chain Management, passando pelo agora indispensável software colaborativo – tornam-se num verdadeiro sistema nervoso para as operações das empresas, particularmente com a rápida digitalização da economia e os novos modelos de negócio e trabalho.

O foco do consumo de software empresarial já não está na simples seleção e uso de soluções, mas sim na construção de capacidades de software adaptadas às necessidades e objetivos da empresa. Em suma, já não basta implementar novas ferramentas, é necessário repensar todo o ecossistema para responder às necessidades do negócio.

Mudança de paradigma

Há uns anos, o software empresarial era pouco mais do que o ‘simples’ ERP e CRM. Atualmente, é uma larga variedade de aplicações que não compreendem apenas a gestão da empresa.

Ricardo Magalhães, Senior Manager, Enterprise Solutions na Noesis, refere que, neste momento, o software “é algo mais do que software de gestão; é software que também faz gestão. Havia aquele modelo tradicional de comprar um pacote de software para gerir algo muito específico, algo comprado para ter in-house, criava silos de aplicações muito específicas que não comunicavam com outras que eram precisas. Acho que hoje a visão é mais abstrata e estamos a falar de aplicações de negócio. Estamos a ter soluções que, modelarmente, vão dando resposta às várias necessidades de gestão”.

Carlos Latourrette, CEO na Latourrette Consulting, indica que, “estamos a falar bem quando dizemos software de gestão; estamos a implementar soluções para gerir qualquer coisa. O que está a acontecer é que deixamos de estar totalmente focados em temas como a gestão mais base – que tem a ver com a gestão de recursos humanos, financeira, produção, etc. – e o que se está a verificar, fruto da transformação digital, são empresas de menor dimensão a quererem entrar noutros níveis de gestão, como a gestão de processos de negócio que vão ajudar a ligar, de forma horizontal, a várias outras soluções que têm por missão aumentar a produtividade das empresas e dos colaboradores”.

Paulo Magalhães, VP Southern Europe na EasyVista, afirma que “se falarmos do software de gestão como um simples software que geria toda a parte de faturação e de contabilidade, sim, esse software está completamente desatualizado. O que tem estado a acontecer é que todas as outras componentes e software que criavam estes silos têm vindo todos a esticar ‘para a esquerda e para a direita’ e, hoje, é verdade que já todos se sobrepõe muito uns aos outros. Já temos muitos softwares de ERP que fazem mais do que eventualmente deviam fazer; já temos outros softwares de gestão de processos de negócio e automação que já fazem um bocadinho mais do que poderiam fazer, mas é uma vantagem para os CIO na hora de tomar uma decisão; ter de gerir dezenas de softwares é um processo difícil”.

Corrado Farina, Director Sales Southern Europe na CapeFoxx, diz que a gestão do IT mudou muito nos últimos anos. Já não é apenas a compra da licença, mas sim o ‘aluguer’ do software na cloud. Sobre este ponto, alerta, é preciso ter atenção porque as empresas estão a pagar pelo mesmo produto, mas a pagar como se fosse uma renda. “Antes é como se tivéssemos um cartão pré-pago; só está carregado um valor e não podemos gastar mais. Agora é como se fosse um cartão de crédito; podemos gastar o que quisermos”, explica.

Adoção dentro da organização

Os silos de informação e a falta de formação dos colaboradores – de um modo geral – constituem um problema para a adoção de novo software no seio das empresas. Torna-se imperativo ultrapassar este tema para que a organização seja mais produtiva como um todo.

André Coutinho, Managing Partner na Brighten, declara que a falta de formação “é, claramente, um desafio, mas que é mitigado. Acreditamos que uma organização, quando está a implementar um software, está a tentar resolver um desafio internamente e fá-lo, habitualmente, com três objetivos: uniformizar os seus processos, melhorar a eficiência da sua equipa e da empresa e, por outro lado, dotar-se de informação atempada e relevante para melhor gerir o seu negócio. Neste pressuposto, acho que caberá muito à equipa de gestão e às equipas de projeto, que vão trabalhar em conjunto no sentido de quebrar estes silos”.

Rui Sabino, CEO na Esri Portugal, explica que “o software empresarial tem-se expandido. Nós, como organização, temos um bocadinho essa experiência; eramos um silo dentro da empresa. A localização era uma coisa que uma especialista fazia dentro de uma área e, hoje, a localização está integrada dentro de muitos softwares empresariais dentro das organizações. Também sentimos necessidade de sair desse silo porque, efetivamente, as necessidades e requisitos das organizações, assim como os desafios, têm feito com que alguns softwares tenham de fazer esse caminho e estar dentro de outras áreas”.

Paulo Rosa, Senior Account Manager na Infor, afiança que “os silos de informação precisavam do controlo de algumas pessoas e só essas pessoas é que dominavam essas áreas nas organizações, o que limita a competitividade das empresas. Hoje, a competitividade passa por ter boa informação a tempo que serve não só para gerir o dia a dia, mas para prever o futuro. Toda a previsão que se adota nos sistemas é essencial para que seja possível gerir e ter um caminho estratégico para saber para onde vai e porque é que vai. Hoje, é preciso, também, apoiar a empresa na mudança e explicar o porquê de terem de fazer as coisas de determinada forma e aproveitar as melhores práticas”.

Sabendo que o software é aquilo que faz funcionar uma empresa, Fernando Vaz, Customer Success Director na S4Digital, aponta que “é crítico para o funcionamento de uma empresa. No tema da formação aos colaboradores, temos de saber que nós todos temos alguma resistência à mudança, principalmente se estamos numa situação de conforto em relação aquilo que fazemos e com a aplicação com que trabalhamos. O que temos de fazer é – se há uma decisão estratégica e foi feita uma mudança para introduzir novas aplicações ou funcionalidades – dar o conforto aos colaboradores de que vamos dar todo o suporte para que ganhem conforto nestas novas aplicações, seja através de formação ou acompanhamento on job”.

Inteligência artificial e machine learning

Hoje, o software tem de se integrar com as plataformas de dados. Tecnologias como a inteligência artificial e machine learning têm um impacto positivo na estratégia das várias organizações e de como estas tiram partido das aplicações que têm disponíveis.

Rui Sabino indica que, “sem dados, os softwares de gestão não vão funcionar. Mais do que isso, hoje, o desafio das organizações é o que fazer com esses dados, como transformar esses dados em informação de gestão. Cada vez existe uma maior multiplicidade de softwares, de processos, e existe um desafio enorme na transformação desses dados em informação. Algumas organizações podem olhar para a inteligência artificial e machine learning como sendo uma possibilidade para resolver esse problema, mas ainda antes dessa parte, é preciso as organizações saberem o que querem fazer com essa informação”.

Fernando Vaz refere que “este tema começa dentro do próprio departamento de IT. Nas áreas de IT falamos muito do negócio, que temos de dar formação ao negócio em digital skills. Dentro das equipas de IT, temos uma grande oportunidade de mostrar às equipas de negócio como é que estas áreas podem automatizar processos e resolver problemas dentro de casa. Quando os colaboradores internos têm um problema, devemos – e há muito software que usa machine learning para aprender os dados – usar essa informação e utilizar os dados para responder aos seus temas”.

Ricardo Magalhães explica que “há duas perspetivas: uma é a capacidade das próprias soluções de correlacionar os dados, o que fazer com eles e onde é que entra, nesta relação, estas componentes; a outra perspetiva tem a ver com as próprias organizações estarem dotadas do conhecimento e da organização da informação para tirarem o maior partido da mesma. Acho que um dos grandes objetivos da aplicabilidade de soluções de negócio sobre os dados é, não só fazer a sua gestão, mas tirar partido deles. Existem componentes que vão ajudar as organizações a tomar um conjunto de decisões ou a analisar, de determinadas formas, os mesmos”.

Interoperabilidade

Se o número de aplicações aumenta, também passa a ser necessário que essas aplicações comuniquem entre si. A integração e a interoperabilidade das aplicações são temas importantes na escolha de um novo software.

Paulo Rosa diz que “qualquer software tem de comunicar e estar aberto ao mundo, quer em relação à velocidade do tratamento da informação, quer em relação à competitividade das empresas que têm de ter acesso a muito mais informação do que antes para acompanhar o mercado. Há standards no mercado e houve facilitações dessa interoperabilidade para que as aplicações falem entre si, transmitam informação em tempo real e, essa informação, é essencial para a competitividade e a velocidade com que as empresas, hoje, tratam a informação. Se não tivermos as aplicações todas – que podem ter géneses totalmente diferentes – a trabalhar em conjunto e a fornecer informação de uma forma legível, a empresa continua a trabalhar em silos”.

André Coutinho refere que “este é um tema crítico. Quando estamos a colocar softwares empresariais nas organizações estamos a tentar resolver um desafio total e a tentar com que as - Paulo Rosa, Infor - empresas tenham uma solução integrada que lhes permita ter a informação de onde estão. Às vezes, essa informação está espalhada por vários sistemas. Cada vez mais, as empresas procuram sistemas ou soluções que estejam nativamente integradas e já começamos a ter isso em alguns fornecedores de software”.

Carlos Latourrette indica que “o tema das integrações” é “muito crítico” porque “é um sorvedouro de recursos, de dinheiro e, muitas vezes, um bloqueador de projetos dada a dimensão do trabalho que se tem de fazer para integrar aplicações. As empresas devem pôr em cima da balança se devem ir por uma estratégia de point solutions que resolvem casos que vão aparecendo. Existem plataformas que têm um custo de integração muito menor e a velocidade com que vamos entregar soluções é muito maior e são plataformas que disponibilizam um conjunto de API muito grande”.

Corrado Farina explica que “é fundamental” existir integração entre as aplicações. “Lembro- me da publicidade da Olivetti que, nos anos 90, estava a introduzir um módulo de computação de interoperabilidade. Falavam de hardware nessa altura, mas foi um ponto estratégico. É a razão pela qual alguns fabricantes foram mais bem-sucedidos do que outros. Há dois pontos principais: um é reduzir as complicações para o pessoal de IT para fazer com que todas as aplicações falem entre si; a outra é uma questão de custo porque se é preciso colocar as soluções em silos e camadas porque não conseguem falar entre si, então traz um custo e uma complicação acrescida”.

Automatização de processos

A automatização de processos, ou o RPA, é cada vez mais importante; permite libertar os colaboradores das tarefas repetitivas. A adoção destas soluções é cada vez maior nas organizações e tem vindo a crescer ao longo dos últimos anos.

Carlos Latourrette (Latourrette Consulting) diz que “o conhecimento interno de quem está a receber este tipo de tecnologia e para que é que servem é fundamental. Temos, nestas áreas, as camadas de processos, de business process management, temos os RPA; há muitas entidades a tentar implementar automatização de processos com ferramentas de RPA e isso é totalmente errado, vai correr muito mal. As ferramentas de RPA são para fazer automatização de tarefas repetitivas e devem viver dentro de um ecossistema de processos”.

Rui Sabino (Esri) refere que “a automação de processos é aquilo que as empresas procuram. Por mais softwares empresariais e RPA que existam, vão sempre existir necessidades de automação de processos. Sentimos isso com os nossos clientes. Existem ciclos de automatização e diria que é uma coisa que vai continuar a evoluir e a crescer dentro das organizações, mas é preciso perceber o que é que queremos fazer. Nos processos de negócio, existe uma tendência de associar a automatização de processos a RPA, mas o RPA existe para uma coisa muito específica”.

Paulo Rosa (Infor) afirma que “temos empresas a utilizar RPA, para processos repetitivos e onde o ritmo que se consegue processar é muito superior ao ser humano e liberta essa capacidade humana para outras tarefas. Aqui, a intenção é sempre acelerar o processamento da informação e a automatização de processos permite isso e minimizar o risco e o erro; uma tarefa que pode ser automatizada e controlada, ao ser feita por uma pessoa tem um risco de falha. Ao ser colocada num processo estanque e que evita esse erro, limita o risco”.

Paulo Magalhães indica que “é preciso não esquecer a maturidade das organizações. Temos organizações que estão num nível de maturidade completamente diferente entre elas e nem todas estão preparadas para olhar para níveis de otimização de processos – que não RPA – como outras. De facto, temos muitas soluções dentro das organizações a criar dados, mas temos muito poucas a criar informação. No final do dia, é no seio destas bases de conhecimentos de, de alguma forma, irmos aprendendo e apoiar quer a automação dos processos, quer mesmo de tarefas de valor acrescentado relativamente baixo”.

Licenciamento e gestão dos serviços

O tema do licenciamento e do Software-as-a-Service (SaaS) é, atualmente, muito importante para qualquer empresa. As organizações não têm de escolher apenas o licenciamento tradicional, tendo a opção de adotar uma nova solução como um serviço. Assim, a questão que se prende é se as organizações preferem ser elas próprias as gestoras dos serviços, ou se preferem entregar essa gestão a terceiros.

Na opinião de Fernando Vaz (S4Digital), “a evolução e o futuro é o mundo cloud e o modelo SaaS. O SaaS traz um tema que é o controlo de custos que temos de ter; não tem um investimento à cabeça no produto, pagamos pela subscrição e à medida que vamos aumentado o nível da subscrição, que é uma vantagem na aplicação de uma solução SaaS. Para mim, também tem outra vantagem fundamental: permite que o negócio escolha a aplicação desde o primeiro momento, ao contrário de um modelo tradicional”.

André Coutinho (Brighten) declara que “a migração para o mundo cloud faz-se para se focar no seu core – que habitualmente não é IT – e, por outro lado, mitigam os riscos de cibersegurança que hoje são cada vez mais latentes. Já o SaaS é uma mudança de paradigma que acaba por trazer às organizações um desafio de acreditarem que as empresas que as implementaram fizeram todo o trabalho de pensar para as soluções e olharam para os desafios que elas resolvem para trazer essas melhores práticas e medidas”.

Paulo Magalhães (EasyVista) esclarece que, “do ponto de vista global, as organizações estão mais à procura de soluções em oferta SaaS porque o seu core business não é gerir IT e os recursos que têm de IT já são poucos para aquilo que necessitam; as ofertas SaaS libertam as equipas – quer na componente de gestão, quer na componente de escalabilidade. O grande problema que vamos tendo no mercado português é que como temos empresas que são relativamente pequenas, o SaaS acaba por ser mais difícil de adotar por pequenas organizações tendo em conta a lógica de economia de escala”.

Corrado Farina (CapeFoxx) refere que “o mercado está a mudar muito. Propomos a venda em segunda mão de software no antigo modelo, no modelo CapEx. Os fabricantes estão a tentar vender o modelo SaaS e alavancam isto de forma diferente. Isto depende da empresa: pretende um modelo CapEx ou OpEx? No Sul da Europa, há uma preferência por CapEx porque permite adaptar a empresa a uma planificação clara das despesas, onde se gasta um determinado valor durante um determinado tempo com aquele fabricante”.

Ricardo Magalhães (Noesis) nota que “as soluções estão cada vez mais completas. Dentro do mesmo chapéu, temos vendas, marketing, operação, recursos humanos e muitos outros. Temos soluções cada vez mais completas que permitem às organizações fazerem a escolha do que é que precisam ou ajustar. Há uma tendência para SaaS, mas nem todas as organizações adotam SaaS de braços abertos; vão por necessidade. A questão é a capacidade de ajuste que permite às organizações isso mesmo, quer seja um ajuste momentâneo, em funcionalidades ou utilizadores”.