Automação: a chave para desbloquear o próximo nível de produtividade

Não é segredo que a chave para um fluxo perfeito de trabalho na era digital de hoje está em garantir que os colaboradores possam trabalhar, tanto quanto possível, mais rapidamente e de forma flexível, independentemente de onde se encontrem. Evidentemente que isto foi possível com o aumento de dispositivos móveis e conectividade de banda larga e também, cada vez mais, com a cloud. As soluções com base na cloud, em particular, estão em plena curva ascendente do investimento em termos corporativos. A Forrester estima um investimento global de 2,9 mil milhões de dólares, com as empresas a investir ainda mais em ferramentas de gestão de dispositivos na cloud e software de análise. Estas soluções estão já a simplificar a forma como as empresas conciliam a proliferação crescente de dispositivos móveis e de dados, permitindo-lhes garantir o desempenho fiável e o acesso a dados aos colaboradores.

À medida que as empresas ficam mais confortáveis com o recurso ao armazenamento na cloud e são capazes de superar qualquer preocupação de segurança em torno da tecnologia, os CIOs estão cientes que o acesso a documentos básicos em movimento é uma coisa, mas utilizar esta tecnologia para apoiar os fluxos de trabalho e reunir dados que podem induzir uma ação automatizada dentro de uma empresa é um outro nível. É o passo crucial na produtividade que espera as médias e grandes empresas.

A capacidade de converter diariamente tarefas manuais em automatizadas marca o início de uma nova era de tecnologia na melhoria do fluxo de trabalho. Mas uma nova forma tão radical de trabalhar levanta desafios aos CIOs nas salas de reuniões. Eis algumas das perguntas mais comuns que eles terão de enfrentar, e como as poderão superar, garantindo que a sua empresa se mantém na frente da linha competitiva:

Como podemos justificar o investimento com orçamentos modestos?

O custo de implementação pode parecer alto se o CIO é forçado a apresentar um montante fixo de investimento. Mas isso pode ser contornado se ele procurar compensar essa rigidez com a aplicação dos recursos humanos poupados em tarefas de maior valor acrescentado.

Isso significa que uma solução vai assumir o lugar de parte dos colaboradores?

Sendo esta, genericamente, uma preocupação para as grandes empresas com preocupações de segurança e equipas de TI, recomenda-se que os CIOs abordem este conceito desde o princípio e se concentrem no que esta tecnologia pode ajudar a melhorar a natureza flexível das tarefas dos seus colaboradores e torná-los mais produtivos, retirando-lhes tarefas mais simples e reorientando-os para os objetivos do negócio.

Por exemplo, imagine ser capaz de automatizar aprovações de despesas a partir de um dispositivo móvel através de uma solução de cloud. Isso permitiria que os colaboradores do departamento financeiro utilizassem o tempo ganho para analisar e fornecer análises e projeções mais aprofundadas das vendas, preparando recomendações específicas para a equipa de design de produto com base nos modelos de venda mais conseguidos.

Contudo, um CIO também tem de reconhecer que, na realidade e a prazo, o número de colaboradores dedicados necessário às tarefas mais vulgares vai diminuir. Trata-se de uma situação que terá de analisar com o conselho de gestão e ajudar a gerir a situação com sensibilidade, oferecendo, por exemplo, aos colaboradores a oportunidade de serem formados para assumir outras funções dentro da empresa.

Confiamos o suficiente na automação para que esta retire a decisão aos humanos?

O erro humano ocorre diariamente em pequena escala nas empresas, mas estes pequenos erros podem tornar-se prejudiciais a longo prazo. Os CIOs devem preocupar-se em encarar a automação como uma tecnologia globalmente segura, por oposição ao risco. Baseando-nos na nossa experiência é de esperar ver as organizações de média dimensão a abraçar mais rapidamente esta solução para se manterem competitivas, do que as grandes empresas.