A tecnologia como aliada da produtividade nas empresas

A produtividade na Europa está agora 2% acima do valor do último trimestre de 2019. Uma parte deste ganho terá certamente a ver com o aumento do teletrabalho, mas não nos iludamos: a proliferação de novas tecnologias e o contínuo melhoramento de outras contribuíram também em grande escala para este aumento percentual.

Se há áreas onde a digitalização é quase obrigatória, uma delas é a administrativa. O setor do retalho, em particular, tem vindo a sofrer grandes avanços nos últimos anos a nível tecnológico, em parte impulsionados pelo boom do e-commerce - que deu um salto com a pandemia. Mas ainda há muito a fazer se queremos diminuir as burocracias, os custos, e - no sentido inverso - aumentar a produtividade. Será este um caminho fácil? Como podemos aproveitar o que de melhor a tecnologia nos oferece?

Evitar processos morosos e sujeitos a erros

Saber identificar aquilo que nos faz perder horas de trabalho desnecessárias é talvez o primeiro passo para encontrarmos a tecnologia perfeita que nos vai ajudar a ser mais produtivos e trazer um retorno garantido. Passamos uma eternidade à frente do computador a lançar movimentos numa folha de Excel? Será que este processo gera valor acrescentado para a empresa? A melhor forma de tirarmos as dúvidas é perguntar. Devemos envolver sempre clientes e fornecedores e descobrir que áreas do negócio é que podem ser agilizadas. Depois de identificadas as áreas, devemos calcular o dinheiro e o tempo que se perde a executar essas tarefas a longo prazo, versus o dinheiro e tempo que investiríamos para automatizá-las. Automatizar algumas tarefas, de forma a ganhar rigor e celeridade em alguns fluxos processuais, pode muito bem ser a resposta certa para aumentar os níveis de satisfação dos clientes e melhorar a relação com os fornecedores.

Mais sustentabilidade ambiental, menos papel

Podem ser milhares e milhares, as folhas que acumulamos ao longo do ano nas nossas empresas. Faturas, notas de crédito, notas de débito, guias de transporte… Uma imensidão de documentos que ocupam espaço e, por vezes, se perdem no caminho. Num mundo cada vez mais digital - e onde a consciência ambiental deveria reinar - já não se justifica optar por esta forma de organizar toda a informação. Desmaterializar não só nos poupa dinheiro, como liberta espaço físico e dá uma ajuda ao ambiente. Ao guardarmos os documentos todos numa cloud, podemos ter acesso aos mesmos, de forma segura, em qualquer lugar com apenas um clique. Além disso, os atuais sistemas de armazenamento e tratamento de documentos evitam erros humanos, que podem sair caros a uma empresa, principalmente na área administrativa, onde são tratados os processos de faturação.

Exigência na resposta à fiscalidade

Na transição digital das empresas, é importante ter a certeza de que escolhemos um sistema que está em total conformidade com a legislação atual. Um software que possui atualizações constantes é meio caminho andado para que tudo esteja como deve estar, no que à fiscalidade diz respeito.

A importância de interligar os sistemas

Se já temos um sistema CRM implementado na área dos Recursos Humanos, por exemplo, e temos também um sistema de faturação eletrónica ou um ERP, é relevante saber que devemos interligá-los e tornar a gestão da empresa realmente eficiente. A análise posterior - ou em tempo real - de um determinado cenário será, assim, mais fácil e podemos antecipar o que acontecerá no futuro. No que respeita a uma encomenda, por exemplo, a receção da mesma deve dar automaticamente início à sua preparação, à geração da respetiva fatura e recibo e aos documentos que devem acompanhar a mercadoria durante o envio.

Avaliar ganhos da implementação de um sistema digital com os fornecedores

Fazer uma avaliação de quanto podemos poupar, em tempo e dinheiro, com a digitalização da nossa empresa, é sempre um excelente - e necessário - exercício. Estudos mostram que a poupança por fatura recebida via eletrónica ascende a 3,5 euros, sendo o tempo de tratamento reduzido para cerca de um terço. Em média, gastamos um euro e meio por cada fatura que emitimos em papel. Podemos e devemos então recorrer a vários simuladores, disponíveis online, que nos permitem antecipar valores de poupança e ganhos para o nosso negócio.

Sendo o setor do retalho um dos principais motores da economia, a adoção destas soluções tecnológicas para a área administrativa torna-se essencial para que o tecido empresarial se torne mais eficiente e produtivo. 

Por exigência do consumidor - e maior aposta na digitalização -, a presença online é hoje quase obrigatória para a maior parte das empresas deste setor. Contudo, as compras tradicionais - e, por conseguinte, as lojas físicas - vão manter-se, reclamando desta forma às empresas uma resposta omnichannel. O setor do retalho tem pela frente o desafio de se adaptar às novas formas de consumo e à oferta híbrida. E se pensarmos que estamos agora a sair de uma pandemia que nos obrigou a encerrar empresas e a fecharmo-nos em casa, abraçar a digitalização nunca foi tão importante!