A importância de estabelecer regras claras em teletrabalho

Nos últimos tempos, o local de trabalho das empresas é composto por dezenas de funcionários espalhados pelas suas casas, em regime de teletrabalho, com a pandemia do COVID-19 e as medidas de distanciamento e confinamento social a forçarem milhares de organizações portuguesas e no mundo a tornar o trabalho remoto o seu modus operandi, no espaço de algumas semanas.

Um estudo da Gartner publicado em março revelou que 88% das empresas incentivaram ou impuseram o trabalho a partir de cada casa durante a crise do coronavírus. Empresas como a Vodafone, a Altice, a EDP ou a Sonae são apenas alguns exemplos das que adotaram logo no inicio desta crise esta prática no nosso país para a grande maioria ou totalidade da sua força de trabalho. 

De repente, o normal passou a ser trabalhar na mesa da cozinha ou no sofá da sala. Contudo, para os profissionais mais acostumados a trabalhar no escritório, este é um jogo totalmente novo sobre cujas regras ainda há muito desconhecimento. Em alguns casos, isto acontece porque simplesmente, numa tentativa frenética de não ter disrupções na atividade da empresa, muitas delas não tinham as suas regras definidas e muito menos escritas no papel. 

Embora as organizações de maior dimensão geralmente tenham políticas e procedimentos bem documentados que cobrem o trabalho remoto, é menos provável que isso ocorra nas PMEs, em que o teletrabalho é feito com pouca frequência ou com permissão especial.

Se a sua empresa se enquadra nesta última categoria, a formulação e a partilha de uma política de "trabalho em casa" ajudará a sua equipa a entender o que é esperado de si enquanto estão fora do escritório, mas ainda a trabalhar.

Seguem-se alguns dos aspetos que devem ser considerados:

Disponibilidade - deles e sua

O horário de expediente é geralmente considerado das nove às seis, com algumas variações, mas será que isto se aplica quando os colaboradores estão a trabalhar em casa? Ou não se importa que os mais "madrugadores" comecem e terminem mais cedo? A hora do almoço ainda é às 13h e as pessoas devem avisar quando planeiam passar pela cozinha para almoçar? A sua política deve especificar que horário de trabalho espera que a sua equipa cumpra e quando estará disponível para ela.

Capacidade de resposta

Algumas tarefas urgentes são para "ontem", enquanto outras podem esperar um pouco mais. Então, como é que os colaboradores não estão a trabalhar sob a sua supervisão permanente devem saber quais são quais? A especificação de como as solicitações urgentes serão comunicadas - talvez por telefone, e não por email ou plataforma de mensagens - e a rapidez com que os funcionários devem responder podem ajudar a garantir que as tarefas urgentes são priorizadas e os prazos são cumpridos.

Escolha as suas plataformas

Zoom, Skype, Slack, Times, Dropbox ... ou todos os mencionados? Este ano não faltam as plataformas digitais para permitir que uma equipa dispersa comunique, colabore e partilhe documentos. Mas, adotar uma abordagem de "qualquer uma serve" para estas ferramentas e tecnologias, pode aumentar o risco a que as informações da empresa e dos clientes estão expostas, seja por descuido do utilizador ou como resultado de ações maliciosas de hackers e cibercriminosos. Indicar quais as plataformas que prefere que os colaboradores usem e lembrá-los como devem usá-las com segurança reduzirá o risco de um incidente cibernético caro e prejudicial.

Dispositivos

Portáteis e smartphones são ferramentas omnipresentes para o desenvolvimento remoto do trabalho dos da sua equipa; portanto, faz sentido que a política de trabalho doméstico estabeleça padrões para o seu uso seguro. Isto pode incluir: manter um número de identificação pessoal (PIN) seguro em todos os dispositivos da empresa; não permitir que outras pessoas (cônjuges ou filhos) acedam a esses dispositivos; não permitir a sua ligação a redes Wi-Fi públicas; fazer backup dos dispositivos regularmente; e relatar de imediato a sua perda, caso ocorra. Ao permitir que os colaboradores usem os seus dispositivos pessoais para o trabalho (BYOD), também deve dar orientações sobre como devem conduzir as suas atividades profissionais com segurança.

Notificação de incidentes

Nas últimas semanas, os cibercriminosos fizeram um esforço conjunto para capitalizar a crise do coronavírus, com uma série de campanhas de phishing e malware destinadas a explorar o apetite das pessoas por informações atualizadas. Em tempos de incerteza, mesmo o colaborador mais atento pode falhar com um clique arriscado, comprometendo potencialmente o dispositivo e a rede empresarial. Em caso de ocorrer um incidente, cabe-lhe a si notificá-lo o mais rápido possível, uma vez que pode facilitar a mitigação de danos. A sua política deve, portanto, detalhar a forma como deve ser reportada uma possível violação e quais as etapas a executar para minimizar as consequências.

Tornar oficial

Quer o trabalho remoto em massa tenha sido uma medida temporária para as empresas, quer se venha a tornar no novo padrão, o certo é que funciona muito melhor quando organizado. A formalização dos seus contratos com uma política de trabalho remoto dará à sua equipa clareza sobre o que é esperado da sua parte e irá lembrá-los acerca da importância de assumir as melhores práticas de cibersegurança enquanto estiverem fora do escritório.

por Carlos Vieira, Country Manager da WatchGuard para Portugal e Espanha