Líderes de IT sentem falta de confiança antes de auditorias

Segundo o mais recente estudo da Canon Europa, apenas um em cada quatro responsáveis de IT das empresas sente confiança para preparar uma auditoria. Os questionados destacaram as suas preocupações com os processos de gestão de dados e informações da sua organização. Os resultados do inquérito realizado a 1.709 responsáveis de IT em sete mercados indicam as lacunas críticas na composição digital das empresas – dando destaque à falta de visibilidade e de controlo que os responsáveis de IT têm sobre os processos de informação e documentos fundamentais para o seu trabalho.

“As tecnologias emergentes estão atualmente a reformular o que é possível alcançar mo local de trabalho híbrido, onde a informação é transmitida tanto em formato digital como em papel, e acompanhada por novas expectativas que há que gerir. A informação assume um papel fundamental neste contexto, uma vez que pode determinar como as empresas são capazes de se adaptar e responder a estas novas oportunidades”, afirma Marc Bory, Vice President, Digital Printing & Solutions, Marketing & Innovation da Canon Europa, em comunicado. “No entanto, a nossa investigação mostra como as ansiedades relacionadas com a gestão e a proteção de dados, bem como a falta de produtividade na gestão dos processos documentais, impedem as equipas de IT de tirar partido de todo o potencial da sua informação para aumentar o valor global da empresa”.

A gestão de dados continua a dar muita ansiedade aos responsáveis de IT e isso é visível nos níveis de confiança que possuem antes de uma auditoria. Ao serem questionados sobre os motivos, surgiram dois temas principais: a falta de controlo sobre o comportamento dos colaboradores e falta de visibilidade sobre os documentos e dados, tendo ambos um papel fundamental.

Mais de um terço (36%) dos líderes suspeitam ou têm conhecimento que os colaboradores nem sempre seguem as regras; e um em cada cinco (17%) relatou ter registado um incumprimento de regras acidental de colaboradores no último ano. Essa situação cria uma tensão a nível interno, e mais de metade dos questionados referiu que a segurança de IT ocupa uma grande parte do seu dia de trabalho.

Os responsáveis por IT das empresas mostram-se confiantes com a maturidade digital, com 78% a considerar que as suas organizações já atingiram a maturidade quando se fala em processos digitais, ou seja, estão a realizar processos digitalizados e automatizados.

Apesar dos benefícios que o digital pode trazer para uma empresa sejam claro – quase todas as organizações que implementaram a automatização (99%) apontam que o valor vai ser muito além da conformidade, por trabalharem de forma mais eficiente (37%), e melhorar a experiência dos colaboradores (35%) e dos clientes (34%) -, os ganhos potenciais não são totalmente concretizados.

A gestão de informação é distinguida por aumentar a produtividade – 37% dos líderes de IT destacam este fator como fundamental -, mas muitos responsáveis de IT não estão a implementar plenamente as soluções de gestão de documentos disponíveis. A falta de progresso digital prejudica o potencial das equipas de IT e cria obstáculos ao valor que é possível oferecer.

“Um mundo ‘digital-first’ exige que os locais de trabalho modernos sejam orientados por informações de alta qualidade e altamente acessíveis ou por dados não estruturados. No entanto, gerir um volume crescente de informações não estruturadas num ambiente híbrido é um desafio das empresas. A gestão eficaz da informação é a resposta, proporcionando maiores visibilidade e controlo e maior conformidade, bem como a criação de novas oportunidades a partir da informação existente”, refere Tori Miller Liu, President & CEO da Association for Intelligent Information Management, também em comunicado.

A Canon desenvolveu uma oferta de Soluções de Gestão de Informação (IMS em inglês) dedicada a apoiar as empresas na otimização dos processos e fluxos de informação. A oferta IMS da Canon proporciona às empresas tecnologia, serviços e tecnologia para ajudar a digitalização dos seus processos de negócios.