Três passos para um workplace híbrido de sucesso

Muito se escreveu sobre a urgência que dominou o processo de adoção digital no início de 2020 e sobre o impacto que esse processo gerou na redefinição do Workplace. Mesmo com avanços e recuos, um pouco à semelhança das incertezas que têm dominado os desconfinamentos, hoje ninguém tem dúvidas de que, se o Workplace registou uma evolução tecnológica sem precedentes no último ano, tal se deveu à necessidade urgente das organizações assegurarem a continuidade dos seus negócios.

Com a criação de novas ferramentas para enfrentar a pandemia, muitas tecnologias de Workplace Digital passaram de “nice-to-have" para “must-have". Mas a urgência gerada pelo contexto adverso acabou por não dar tempo à maioria das organizações para um processo de adoção correto, o que gerou constrangimentos ao aproveitamento total das capacidades dessas mesmas ferramentas.

A revisão dos processos de adoção e suporte, bem como a sua integração numa matriz de customização, podem ser a chave para potenciar o Workplace Híbrido – que surge como resposta cada vez mais pertinente à continuidade dos negócios, mesmo em contexto pós-pandémico.

Essa revisão, contudo, deverá ser precedida pelo desenvolvimento de uma estratégia correta e devidamente aprovada pelas organizações. A partir daí, e selecionadas as tecnologias a implementar, começam verdadeiramente os três passos para alcançar o sucesso na jornada do Workplace Híbrido.

Adoção permanente

A adoção foi o primeiro passo em todo o processo, e rapidamente as organizações perceberam que não bastava ter um computador com acesso à Internet para substituir o posto de trabalho tradicional. Era também necessário saber utilizar as ferramentas de forma a melhorar produtividade, assegurando, ao mesmo tempo, um nível de segurança semelhante às conseguidas no escritório.

Hoje, o sucesso de uma adoção bem realizada pode ser, por si só, um fator importante para o aumento da produtividade e de vantagem competitiva. Razão pela qual esta fase deverá ser repensada, tornando o processo de adoção recorrente e contínuo, tendo como base um contexto de formação que ajude os colaboradores em todas as áreas.

Repensar o suporte

Numa segunda fase, manteve-se a urgência de criar um Workplace funcional, mas com necessidade de idealizar e preparar cenários que contemplassem a mobilidade e o aproveitamento das ferramentas online: Visitas Virtuais, Telemedicina, Educação e Formação, Certificação Digital e Eventos foram algumas das áreas a gerar novos processos de continuidade.

Com os novos cenários de trabalho – remotos, mas bastante utilizados – acabaram por surgir outros desafios à continuidade das operações. Muitos colaboradores necessitaram de apoio para utilizar as ferramentas em novos contextos operacionais, ao mesmo tempo que a segurança da informação e dos dispositivos se tornou num desafio adicional.

Hoje, o conceito de Workplace Híbrido deverá ter em conta uma componente de suporte diário, que contemple soluções para colaboradores de diferentes gerações, ao mesmo tempo que deverá integrar uma visão transversal da cibersegurança.

Uma vez mais, a fase do suporte deverá ser repensada para garantir um equilíbrio entre três componentes: o acesso rápido e com vários níveis de interação, por parte do colaborador, a soluções de suporte; a proteção da informação; e a continuidade das operações.

A importância da customização

A terceira fase passa agora por implementar um modelo Workplace Híbrido que acrescente verdadeiramente valor ao negócio, apostando na sua customização a cada organização e adaptando-o às necessidades e características das pessoas.

Para isso, é essencial a definição de uma estratégia clara e aceite pela liderança da organização, assumindo a vontade de explorar a autonomia dos colaboradores como parte ativa no aproveitamento desse conceito de Workplace.

Assumindo essa premissa, há que apostar num conceito by design do Workplace Híbrido, mas definindo de base as necessidades das pessoas, os diferentes contextos em que irão funcionar e integrando as fases de Adoção e Suporte com o mesmo nível de adaptação.

Se o Workplace Híbrido é a única solução que as organizações podem assumir para garantir a continuidade dos negócios no atual cenário de pandemia, a definição da estratégia para lá chegar pode fazer toda a diferença. Resta aproveitar a experiência do último ano, apostando em soluções que valorizem a participação das pessoas e que estejam realmente alinhadas com as necessidades do negócio.

Conteúdo co-produzido pela MediaNext e pela Claranet