O que 2020 nos ensinou sobre os espaços de trabalho

Se, para alguns, trabalhar em casa é a mudança positiva necessária: sem deslocações, com mais tempo para a família, melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, para outros, os home offices representam mais desafios, mais distrações, sentimentos de solidão, isolamento e uma incapacidade de desligar, com uma linha cada vez mais ténue entre o trabalho e a vida pessoal.

Quaisquer que sejam as opiniões, é relativamente consensual que o futuro do trabalho será mais flexível, com presença mais forte do Remote Work e onde a tecnologia assume um papel fundamental. O trabalho remoto ou os home-office mostraram que é possível ser produtivo e trabalhar à distância. Durante todo este período, empresas e colaboradores, descobriram todo um mundo novo de ferramentas de comunicação que os ajudou nas tarefas mais básicas e diárias.

Neste sentido, tornou-se prioritário identificar como pode a tecnologia ajudar as organizações a modernizar os seus processos de funcionamento e, ao mesmo tempo, agilizar a adaptação dos colaboradores ao trabalho remoto. Com a utilização de ferramentas como o Microsoft Teams ou Zoom a registar aumentos superiores a 100% em 2020, a tecnologia nunca foi tão relevante como hoje.

Várias são já as tecnologias que permitem montar um ambiente de trabalho remoto eficiente, mais colaborativo e capaz de aumentar a produtividade das equipas. Desde os espaços colaborativos de partilha de informação, a co-edição de documentos, a criação de equipas de trabalho, ferramentas de planeamento, apps que permitem gerir espaços comuns num escritório, medir índices de produtividade de colaboradores, automatizar tarefas rotineiras, tudo isto está ao alcance das organizações, com tecnologia.

No entanto, é essencial que se perceba que implementar uma solução de remote workspace vai muito além das funcionalidades que todos conhecemos, como um chat ou a possibilidade de fazer reuniões por videochamada. As equipas têm de beneficiar de um conjunto de ferramentas que permitam a criação de um ambiente centralizado e integrado de partilha de informações, onde é possível agregar processos de organização e fluxos de trabalho para que o feedback loop seja mais rápido e eficiente. Tudo isto sem esquecer as questões de infraestrutura, de acessos e de segurança da informação. Se antes a segurança era um tema que se resumia apenas à empresa, agora a realidade é end point, ou seja, relaciona-se diretamente com o indivíduo que acede à rede da empresa a partir de qualquer localização. O aumento da liberdade, da mobilidade e da flexibilidade que o teletrabalho nos trouxe, representa em consequência um aumento da responsabilidade, porque as ações individuais dos colaboradores podem comprometer os dados e o funcionamento da empresa.

Perante este contexto, é fulcral investir na capacitação dos colaboradores no que toca à utilização destas ferramentas, porque só assim é possível obter a automatização de workflows e processos que de outra forma teriam de ser criados manualmente. Isso acontece com a aposta em funcionalidades out of the box de várias APPs que permitem obter novas soluções capazes de originar insights e sugestões sobre como melhorar os níveis de produtividade, nomeadamente: ferramentas de análise de dados, planeamento e gestão de tarefas de equipas remotas, gestão de To Do’s, criação de formulários online e surveys de análise de hábitos de trabalho.

Assim, passado exatamente um ano desde o início da pandemia, conseguimos perceber que a tecnologia é essencial, quer na sociedade no geral, quer na vida dos indivíduos, quer nas próprias organizações, pois é através dela que conseguimos evoluir e transformar esta crise numa real oportunidade.

Conteúdo co-produzido pela MediaNext e pela Noesis