Universidade de Lisboa renova sistemas de informação através da Novabase

Baseado na plataforma SAP Hana, o processo de renovação do sistema de gestão financeira integra-se numa estratégia de renovação dos sistemas de informação da Universidade de Lisboa, iniciada aquando da fusão da Universidade Técnica de Lisboa com a antiga Universidade de Lisboa. Esta estratégia tem vindo a ser cofinanciada pelo sistema de incentivo SAMA, e inclui o sistema de gestão de recursos humanos, o sistema de gestão académico, o sistema de gestão de identidades e o sistema de apoio à gestão. Com esta reestruturação, a instituição de ensino pretende obter uma efetiva modernização administrativa, atualizando e integrando os diferentes sistemas, melhorando a qualidade da informação e garantido um acesso mais rápido a essa informação por parte de todos os intervenientes.

As soluções encontradas, incluindo a do sistema de gestão financeiro, capitalizam as sinergias resultantes do tratamento conjunto das 18 escolas (Institutos e Faculdades) da Universidade de Lisboa, sem, no entanto, comprometer a autonomia de gestão estatutária de cada escola.

Este processo de modernização administrativa apresentou diversos desafios. Desde logo, pela sua elevada abrangência, com quase 60 mil alunos/clientes, seis mil funcionários/operadores e 20 unidades orgânicas (18 escolas, reitoria e serviços de ação social), com necessidades diversas, decorrentes da sua autonomia de gestão. Mas também pelo elevado número de integrações entre sistemas que tiveram de ser desenvolvidas, nomeadamente para que as diversas fontes de receita e despesa estivessem coerentes com o sistema financeiro, e pela adoção simultânea do novo sistema de normalização contabilística para a administração pública, SNC-AP.

“A implementação deste sistema de gestão foi um verdadeiro desafio pela sua dimensão e complexidade, que contou com a vasta experiência da Novabase na implementação SAP em instituições de Ensino Superior para que fosse um sucesso, à qual juntamos agora a 1ª implementação deste sistema na Administração Pública", comenta Miguel Leocádio, Associate Executive da Novabase responsável por este projeto. “O resultado deste projeto foi ainda a criação de um produto SNC-AP que poderá ser reutilizado noutros clientes da Administração Pública que, em 2018, terão de adotar esta realidade”

O processo de criação e desenho da solução foi desenvolvido com recurso ao Design Thinking, metodologia que coloca as pessoas no centro das soluções, e que a Novabase tem vindo a usar nos seus projetos, num trabalho realizado em estreita colaboração com a equipa da Universidade de Lisboa.