O novo White Paper solicitado pela OKI à IDC revelou que apenas um terço das empresas europeias estão a preparar-se para um mundo digital, com os MFP Smart a desempenharem um papel significativo no afastamento de processos à base de papel
O White Paper foi realizado por Jacqui Hendriks, diretora da divisão de investigação e consultoria dos European Managed Print Services and Document Solutions da IDC, e é denominado "Os seus processos empresariais estão a obstruir as suas oportunidades de mercado? Impressão e gestão de documentos eficiente em termos de custos através de MFP Smart".
De acordo com os dados da IDC, as principais funcionalidades que um MFP Smart (multifunções inteligente) pode oferecer às empresas que estejam a construir a base de uma estrutura de arquivo de documentos incluem a capacidade de digitalizar diretamente para e-mail, numa pasta específica que pode estar numa rede ou num serviço na Cloud, para utilização posterior ou para arquivo.
As necessidades de 66 por cento das empresas europeias inquiridas para este relatório são colmatadas através dos MFP Smart, com a organizações a afirmarem que uma das principais vantagens de automatizar os processos empresariais consiste em ter os documentos digitalizados num único local. Vários formatos de documentos podem ser digitalizados para saída em versão PDF ou PDF/A, este último respondendo à necessidade de arquivo digital de longo prazo.
O relatório realizado pela IDC também apurou que, atualmente, os processos relacionados com documentos estão a contribuir para uma perda substancial da produtividade dos funcionários todos os anos. Enquanto "ferramentas de transformação personalizáveis", os MFP Smart oferecem vantagens de fluxo de trabalho substanciais, automatizando muitas tarefas manuais morosas e permitindo que as empresas se concentrem em atividades que promovam o crescimento.
"Como tecnologia do local de trabalho, os MFP Smart percorreram um longo caminho num curto espaço de tempo", refere Terry Kawashima, diretor executivo, OKI Europe Ltd. "Esta é uma resposta direta às exigências do mercado relativamente a fluxos de trabalho digitais e simplificados, tal como apontado no mais recente White Paper da IDC, preparando o caminho para um futuro com menos arquivo físico e uma maior aposta na digitalização de documentos."
Este White Paper cita também um estudo anterior levado a cabo pela IDC, que mostra que uma das principais vantagens da automação dos processos empresariais é a possibilidade de arquivar documentos num único local, o que se traduz, atualmente, numa prioridade empresarial. Os utilizadores podem digitalizar documentos diretamente para um determinado destino, com acesso a ferramentas de pesquisa, eliminando a necessidade do papel e criando uma estrutura digital.
A gama de MFP Smart da OKI Europe combina software e tecnologias avançadas. Estas ferramentas incorporadas oferecem às empresas o leque de funcionalidades necessárias para que possam melhorar a forma como os documentos são tratados, geridos e processados numa organização e apoiam a crescente necessidade de digitalização de documentos economizadora de espaço e tempo nas empresas com maiores volumes de trabalho.
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