Abordagem colaborativa: uma peça-chave para a adoção eficaz de RPA

O interesse pela Robotic Process Automation (RPA), tecnologia que permite automatizar tarefas repetitivas, está a crescer, com os gastos globais com software RPA a atingir 1,58 mil milhões de dólares em 2020, segundo a Gartner, que prevê que 90% das grandes organizações a nível global deverão adotar RPA, de alguma forma, até 2022.

Já a Forrester, citada pela ZDNet, acredita que estamos a entrar numa nova fase de RPA e automação, com o surgimento de “empresas autónomas” durante a próxima década – organizações cujos modelos operacionais são possibilitados por tecnologia digital autoconsciente, autocorretora e autodirigida, com IA e automação na sua base.

Contudo, apesar dos resultados do uso de RPA ser notório, a operacionalização do software poderá ser complexa, com a necessidade de realizar mudanças de progressão lenta. Ao mesmo tempo, poderão ser formadas resistências por parte dos colaboradores, que podem ter preocupações com o impacto da tecnologia, especialmente pelo facto de substituir algum do seu trabalho. Segundo a ZDNet, há alguns anos, relatório iniciais indicavam que até 800 milhões de trabalhadores globais poderiam perder os seus empregos até 2030 devido à RPA.

Nesse sentido, a dissipação dos receios integra, também, o processo de implementação de RPA, que poderá ser feita através de uma abordagem colaborativa, em que os colaboradores trabalham junto da equipa de tecnologia para perceber como e o que faz o software adotado. A abordagem foi implementada, por exemplo, pela Adobe, na integração de RPA, que começou há três anos, para aumentar a eficiência operacional do departamento financeiro. 

A mudança foi pensada por Cynthia Stoddard, CIO da Adobe CIO, que consideram a introdução da tecnologia uma “mudança cultural”.  A equipa da CIO pensou nos desafios enfrentados pelo departamento financeiro e, em colaboração com o departamento de IT, desenvolveram a plataforma baseada na tecnologia UiPath. A abordagem resultou num Centro de Excelência para RPA dentro da Adobe, que gere o edifício, ferramentas e implementação da plataforma de automação. O centro também trabalha para perceber como a tecnologia pode ser usada para automatizar processos de negócio.

"A componente tecnológica está dentro dao IT, e depois fazemos parceria com o [departamento] financeiro para criar a componente de parceiro de negócios daí - e depois juntamos os dois como uma equipa virtual", diz Stoddard, que afirma que os efeitos se fizeram sentir. Com o sucesso do projeto RPA no departamento financeiro, o software está, agora, a ser utilizado em todo o negócio, devido à abordagem sistemática à aplicação da automação em outros departamentos.

É de notar, contudo, que apesar de a Adobe ter conseguido escalar a automação com sucesso, outras empresas podem enfrentar dificuldades. A Forrester sugere que apenas 52% das empresas que lançaram iniciativas de RPA  progrediram para além dos seus dez primeiros bots, pelo que as questões de governance e cultura são muitas vezes os maiores obstáculos à escalada da tecnologia. Os CIOs devem ter o cuidado de estabelecer as regras básicas para a utilização da RPA nas suas organizações.

A CIO da Adobe comenta que os decisores das organizações devem pensar cuidadosamente sobre como a vida profissional dos seus colaboradores vai mudar e pensar na colaboração como ponto-chave – “tens de ser aberto e comunicar exatamente como os papéis vão mudar e depois as pessoas vão entrar a bordo. Tens de lhes mostrar qual é a tua visão e como a RPA vai mudar as coisas para melhor", conclui.