E se o seu tempo crescesse?

José Alves Marques, CEO da Link Consulting, refere logo na abertura, que em comparação com outros países, o trabalho em Portugal “é muito mais intenso, trabalham-se mais horas”, mas por outro lado se compararmos a “produtividade” ela é mais baixa do que a que se verifica nesses países. Neste sentido, é necessário apostar em soluções que ajudem a inverter esta situação. Que permitam aumentar a produtividade e ganhar tempo no dia-a-dia, através da automação de processos, da circulação digital da informação, de fluxos sistematizados e de um fácil acesso à informação.

Numa situação não prevista – como a que estamos a viver – a capacidade de ter acesso à informação e a todos os seus documentos é um fator crítico para a resiliência das empresas. “É fácil perceber qual o impacto, para uma empresa, de ter todos os documentos referenciados, fáceis de encontrar e disponíveis de imediato”. E além disso, ter a garantia, de que todos os seus processos continuarão a decorrer, independentemente do local físico ou geográfico, onde se encontrem os seus colaboradores. “Esta capacidade de ter um funcionamento resiliente, tendo a certeza que toda a minha atividade funciona corretamente independentemente do contexto, é um valor essencial para as empresas”, esclarece o CEO.

Edoclink Enterprise

O edoclink Enterprise disponibiliza uma interface fácil e intuitiva, que foi desenhada para otimizar o trabalho do utilizador, independente mente do dispositivo de acesso que esteja a ser utilizado, PC, Tablet ou Smart Phone. Com o objetivo de otimizar e normalizar procedimentos, passo a passo, o utilizador vai sendo orientado, sobre as tarefas e ações que tem de executar. Por exemplo, de modo a assegurar uma completa desmaterialização, a solução permite executar todas as tarefas associadas à elaboração de documentos em formato MS Word, desde a sua criação e aprovação, até à sua assinatura em formato PDF, com a utilização de um certificado digital.

A partir de uma completa integração entre o edoclink Enterprise e o Microsoft Office 365, é possível efetuar o registo de qualquer documento Office ou quaisquer emails emitidos/recebidos no MS Outlook, podendo estes fazer despoletar um novo workflow ou associar automaticamente os documentos a um workflow já em curso.

Relativamente à segurança, o edoclink Enterprise garante um rigoroso controlo de acesso à informação, assegurando na integra o cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados.

Com o objetivo de otimizar e monitorizar o desempenho da organização, o edoclink Enterprise permite que os utilizadores possam definir o seu painel de indicadores de forma fácil e sem necessidade de programação. Esses indicadores podem ser simples contadores, ou painéis de tarefas com indicadores e alertas sobre o controlo de prazos.

Trabalho colaborativo e integração com Microsoft Teams

A integração do edoclink Enterprise com o Microsoft Teams, potencia e promove o trabalho colaborativo dentro de uma organização. Utilizando a possibilidade de elaboração partilhada de documentos e de chat, a integração que foi implementada permite que um documento seja elaborado de forma colaborativa no MS Teams e, após a sua conclusão, seja armazenado no repositório seguro de documentos do edoclink Enterprise, podendo despoletar um novo workflow ou ser integrado num workflow já existente na plataforma.

A agilização de procedimentos, faz aumentar a necessidade de implementar mecanismos de Governação, para assegurar uma correta implementação e utilização dos diferentes sistemas. Neste contexto e com objetivo de assegurar uma efetiva governação dos grupos do MS Teams (que, com o aumento da utilização, tendem a crescer de forma quase exponencial nas organizações), a Link apostou na utilização da plataforma Atlas. Esta ferramenta Link permite efetuar a gestão e o controlo dos grupos que são criados no MS Teams, permitindo simultaneamente efetuar a sua monitorização. Pode-se assim saber, a cada momento, quantos grupos existem, quem são os utilizadores de cada grupo ou a que grupos pertence um determinado utilizador.

A utilização do Atlas, como ferramenta de governação, pode alargar-se a outras aplicações existentes na organização.

Desmaterialização de processos

Com o edoclink Enterprise é possível simplificar e desmaterializar integralmente os processos de uma organização, podendo-se de uma forma faseada, começar com a implementação de simples workflows ad-hoc, até se chegarem a workflows estruturados de elevada complexidade.

Para exemplificar os ganhos que uma organização pode obter, temos o exemplo, que se repete centenas de vezes durante o dia numa organização de média dimensão: a receção e tratamento de emails.

Imaginemos um email, dirigido a uma organização a solicitar um pedido de cotação de um produto. Como é que edoclink Enterprise poupa tempo?

Depois de receber um email, com a integração entre o edoclink Enterprise e o MS Outlook, basta arrastar esse email para uma pasta pré-definida no Outlook. Essa simples ação, regista o e-mail no edoclink, sendo-lhe atribuída uma numeração e desencadeia um workflow para tratamento de pedidos de cotação. Para se conseguir este automatismo, basta definir previamente algumas propriedades nas pastas de destino do Outlook, que vão permitir saber que tratamento dar a cada tipo de email.

Tratando-se de um pedido de cotação, o fluxo que foi espoletado encaminha automaticamente o pedido para a assistente comercial que valida e identifica o tipo de pedido efetuado e, de seguida, encaminha para a área técnica, que vai averiguar se existe algum requisito específico.

A área técnica valida e, como não existe nenhum requisito específico, elabora a proposta com base num template e uma tabela de valores pré-definida. A proposta é gerada automaticamente. O responsável comercial é notificado que tem uma tarefa para tratar. A partir de qualquer local, com recurso ao seu smart phone, pode consultar e validar a proposta e depois proceder à sua assinatura a partir desse dispositivo, com recurso á Chave Móvel Digital. Deste modo podemos fazer em minutos, ou em poucas horas, algo que, num modelo “tradicional” poderia demorar dias.

Integração com SAP

A integração com os ERP´s, é algo crucial para a otimização dos processos de trabalho de uma organização. Com a certificação SAP ArchiveLink, o edoclink Enterprise passou a ser reconhecido pela SAP como um repositório seguro para os seus documentos. Além dessa certificação, a Link Consulting em parceria com a INCM, está a desenvolver uma framework composta por um conjunto de API´s de integração com o ERP, o que permite acelerar os processos de integração e, simultaneamente, diminuir o custo de implementação deste tipo de projetos.

Pegando num novo exemplo, se pensarmos no registo e tratamento de uma fatura, esta pode chegar à organização por papel, por email ou através de uma plataforma de faturação eletrónica. Em qualquer dos casos, o edoclink Enterprise está preparado para importar automaticamente os seus dados e simultaneamente comunicar com o ERP, de modo a efetuar um registo prévio da fatura e despoletar um workflow de validação/aprovação.

Para executar as tarefas que estão associadas ao tratamento de faturas, os utilizadores podem, a partir do seu dashboard, aceder diretamente às faturas que têm para tratamento e executar as diferentes tarefas que foram previamente definidas.