O que os CIO devem fazer para lidar com o aumento de trabalhadores remotos

À medida que o COVID-19, ou Coronavírus, se continua a espalhar pelo mundo, os sintomas económicos estão a surgir. Mais de uma dúzia de empresas globais já anunciaram que vão falhar as suas metas financeiras para o próximo trimestre devido ao impacto conjunto de interrupções na cadeia de abastecimentos e de redução da procura dos clientes, e espera-se que outras sigam o mesmo caminho. 

"O valor dos canais digitais, produtos e operações é evidente para as empresas em todo o lado, neste momento", diz Sandy Shen, analista diretora sénior da Gartner. “Esta é uma chamada de atenção para as organizações que colocaram demasiado foco nas necessidades operacionais diárias à custa de investirem em negócios digitais e resiliência a longo prazo. As empresas que podem transferir a capacidade tecnológica e os investimentos para plataformas digitais vão mitigar o impacto do surto e manter as suas empresas a funcionar sem problemas, agora e a longo prazo”. 

À medida que o vírus se continua a espalhar por um número crescente de países, os líderes das empresas e os representantes do Governo vão incentivar as pessoas a evitar viagens desnecessárias ou grandes reuniões. As empresas vão solicitar que mais pessoas trabalhem em casa, mesmo quando estão saudáveis, de forma a aumentar a "distância social", que pode limitar a propagação viral. 

Os CIO devem seguir algumas etapas para garantir que as pessoas têm os sistemas necessários para permanecer produtivas. Segundo a Gartner, estas são algumas dessas etapas: 

Trabalho de inventário. É necessário perceber o fluxo de trabalho típico das pessoas que podem fazer os seus trabalhos remotamente e identificar os sistemas a que precisam de aceder. Isso abrange desde plataformas de comunicação internas, como email ou mensagens, até sistemas de CRM e ERP. Devem ser incluídas interações com clientes e parceiros de negócios como parte da análise dos casos de utilização. 

Identificar as necessidades de segurança. A infraestrutura de segurança existente deve ser revista e avaliada para entender o que as pessoas vão precisar para trabalhar com segurança. Deve ser tido em conta o hardware que os colaboradores remotos vão utilizar (dispositivos pessoais ou concedidos pela empresa) e as redes em que vão estar (públicas ou privadas). 

Atualizar políticas, acesso e formação. À medida que as empresas expandem o número de pessoas a trabalhar remotamente, é preciso atualizar as suas políticas sobre quem pode fazer o quê, com que frequência e por quanto tempo. O IT, por sua vez, vai precisar de atualizar o acesso ao sistema - umas vezes para expandir o acesso e outras para limitá-lo. Todos os colaboradores devem receber formação em regras sobre proteção de dados e utilização adequada de dados, incluindo como partilhar documentos ou informações eletronicamente, de forma segura. 

Fornecer novos recursos. As organizações podem precisar de adquirir ou escalar rapidamente os seus recursos tecnológicos. Videoconferências, mensagens, ferramentas de colaboração e partilha de documentos são apenas alguns exemplos de tecnologias que facilitam o trabalho remoto. Também podem ser necessárias largura de banda e capacidade de rede adicionais, dado o crescente número de utilizadores e volume de comunicações. Os CIO vão necessitar de um processo para avaliar de forma rápida as necessidades da empresa e obter acesso - idealmente com contratos flexíveis e de curto prazo. Mesmo as organizações que já têm relações com fornecedores antigos, podem ter que renegociar o número de utilizadores ou o volume de transações para se adaptarem a um aumento de curto prazo.