Digital Workplace: do parecer ao viver o digital

É um facto que a procura pelo Digital Workplace se tornou, num curto período, na prioridade das organizações. Mesmo que a perceção sobre a sua verdadeira definição e utilidade não fosse propriamente entendida.

Em primeiro lugar, o Digital Workplace não é um produto ou um serviço, nem tão pouco um conjunto de tecnologias. Pelo contrário, aproxima-se mais de um modelo - ou até de uma estratégia – abrangente, que integra simultaneamente tecnologia, processos e pessoas, com o objetivo de melhorar o negócio e a organização como um todo. 

Segundo a Gartner, o Digital Workplace permite novas e mais eficientes formas de trabalhar, promovendo mais agilidade e mais ligação aos colaboradores, explorando sempre tecnologias e abordagens orientadas ao consumidor.

Uma estratégia de Digital Workplace pressupõe assim uma transformação e otimização da força de trabalho, promovendo mais capacidade de colaboração e comunicação, facilitando o acesso à informação, promovendo a utilização ágil de aplicações e garantindo que os colaboradores acedem ao seu contexto de trabalho em qualquer altura, a partir de qualquer local.

Do parecer digital ao viver digital

Uma verdade é hoje incontornável: as empresas estão definitivamente no digital, mas uma coisa é dispor da tecnologia, e outra, bem diferente, é utilizá-la em prol da produtividade.

Num passado recente, o foco estava na disponibilização da tecnologia, com as empresas a passar por momentos como a aquisição, configuração e disponibilização. Hoje, quando falamos de soluções de colaboração digital e otimização da produtividade dos colaboradores, já uma grande parte das organizações tem a sua solução identificada. Para que uma empresa viva e seja produtiva nesta nova era existem, no meu entender, três fases de extrema importância:

• Promoção e adoção de cultura digital;
• Otimização da experiência dos colaboradores;
• Inovação e customização.

Promoção e adoção de cultura digital

A maior parte das pessoas sabe atender uma chamada no Teams, marcar uma reunião no Google Hangouts ou partilhar um link do Zoom. E grande parte das pessoas sabe enviar mensagens, ler documentos, editar documentos... Mas muitas pessoas – e, por consequência, muitas organizações –, não pensam ainda no digital como a sua primeira opção. As organizações terão de promover uma cultura digital, desenhada e totalmente centrada nas pessoas, suportada por um processo de adoção contínua para aumento de utilização da tecnologia, de forma a aumentar a produtividade e prepará-las para os desafios da atualidade.

Otimização da experiência dos colaboradores

Neste contexto, arriscar-me-ia a dizer que “Dados” e “Experiência” são, talvez, das palavras mais importantes, atualmente, quando falamos sobre o Digital Workplace. As soluções têm de ser pensadas e adotadas com base na experiência e necessidade dos colaboradores, ligando de forma exímia a tecnologia e as pessoas.

Inovação e customização

À medida que as organizações se vão tornando cada vez mais autónomas na utilização da tecnologia, o passo obrigatório será a inovação e customização. Nesta fase, as organizações conseguirão melhorar a sua experiência interna e de relação com os seus clientes, através de soluções inovadoras (ex: assistente virtual com AI) que permitem benefícios como redução do erro, ganho de tempo e maior capacidade de recolha e análise da informação, libertando os seus colaboradores para tarefas de maior complexidade e importância.

Por outro lado, os próprios colaboradores ganharão a confiança necessária e a capacidade para customizarem as soluções existentes ou, pelo menos, para solicitarem as suas customizações, de forma que estas acompanhem a evolução necessária da organização em que trabalham.

A realidade é que as organizações já estão no digital, mas nem todas vivem o digital. Estas terão assim de definir uma estratégia centrada nas pessoas, que contemple aspetos como a cultura, a experiência e inovação e a customização.

Desta forma a força de trabalho será, de facto, mais produtiva, e irá adquirir uma capacidade de antecipar e acompanhar as necessidades do mercado. 

Conteúdo co-produzido pela MediaNext e pela Claranet