As ferramentas necessárias que garantem a produtividade das equipas

São vários os indicadores que sugerem que as empresas que mais investem na melhoria da experiência digital dos seus colaboradores e no equipamento necessário para o trabalho remoto obtêm equipas mais dedicadas, potenciam a sua competitividade e conseguem resultados positivos a todos os níveis, com efeitos visíveis até nos resultados do negócio.

Em cenários de crise como o atual, potenciado pela entrada em cena do novo Coronavírus, o estado de evolução do espaço de trabalho digital (digital workplace) de uma empresa pode marcar a diferença entre a continuidade ou a queda na sua produtividade. Perceber em que etapa de maturidade se encontra a sua ferramenta e qual o caminho a seguir para evoluir esta solução para um modelo digital workplace completo é essencial para o futuro das organizações.

“Contar com uma tecnologia que permita às empresas evoluir para espaços de trabalho digitais que deem resposta às necessidades atuais dos colaboradores deve ser uma prioridade: tanto para coordenar equipas separadas, como para facilitar a conciliação, ou enfrentar qualquer tipo de crise - onde o trabalhador terá que lidar com um ambiente doméstico mais complexo, partilhando o espaço com a sua família ou sendo obrigado a flexibilizar o seu horário de trabalho para cuidar dela. Trata-se de fazer com que os colaboradores consigam desenvolver um trabalho - e teletrabalho - de qualidade, com todas as ferramentas que necessita ao seu alcance”, sublinha Carolina Moreno, Vice-presidente de Vendas para a EMEA e diretora-geral para o Sul da Europa da Liferay. “Em qualquer dos supostos, as ferramentas dos espaços de trabalho digitais serão um apoio inestimável, que, além disso, facilita a comunicação da empresa com os restantes colaboradores e melhora a sua produtividade”.

Os especialistas da Liferay destacam cinco capacidades dos digital workplaces que podem ajudar a que o colaborador execute com facilidade e eficiência as suas tarefas, ao mesmo tempo que se promove a sua motivação e índice de satisfação. São elas:

1. Capacidades de gestão de conteúdos e colaboração: contar com tecnologia dotada de elevadas funcionalidades de gestão de conteúdos e documental é importante para o correto desenvolvimento da atividade profissional dos colaboradores. Além disso, as funcionalidades que permitem criar bases de conhecimento, facilitar a criação e o intercambio de conteúdos, assim como a colaboração departamental e interdepartamental com sistemas de videoconferência, chats, fóruns de discussão ou wikis colaborativas, são excelentes para manter a produtividade dos funcionários, independentemente do ambiente em o que estejam a trabalhar.
2. Personalização da experiência do trabalhador: para manter o índice de produtividade dos funcionários, é necessário que estes tenham a experiência que responda às suas necessidades específicas. A personalização automática do conteúdo basada em comportamentos será uma ferramenta muito útil para facilitar a localização da informação, reduzindo tempos de pesquisa e aumentando a produtividade.
3. Gestão de acessos à informação baseados em perfis: uma correta gestão da identidade e do controlo de acessos na intranet permitirá manter um sistema de segurança contínuo no acesso à informação, ao mesmo tempo que capacita a empresa a definir políticas específicas adaptadas às situações especiais ou de crise, aplicadas a cada tipo de negócio concreto.
4. Pesquisa de conteúdos: dispor de um potente motor de busca de primeiro nível proporcionará o acesso rápido e ágil à informação, o que repercute diretamente no índice de produtividade da equipa. Além disso, se os utilizadores contarem com ferramentas para filtrar e ordenar os resultados de busca ou para personalizar as classificações dos resultados, terão um impacto direto nos seus níveis de satisfação.
5. Integração de ecossistemas: todas as ferramentas mencionadas fazem sentido se forem integradas com os restantes sistemas da empresa. Porque esta integração será o que permitirá oferecer uma experiência unificada ao colaborador, ao mesmo tempo que se tira o máximo partido dos investimentos previamente realizados em diferentes tecnologias pela empresa. É importante que, perante situações que necessitam de ser geridas com agilidade, as empresas contem com tecnologia que lhes permita adaptar-se e evoluir para o modelo que necessitam.