Visão Geral
O PMO é uma entidade organizacional centralizada que suporta e gere o portfólio de projetos de uma organização. Serve como um hub para coordenar, padronizar, monitorar e controlar projetos. O objetivo principal é garantir que todos os projetos são executados de forma eficiente e alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
O PMO é a espinha dorsal da gestão de projetos. Ele permite que as organizações entreguem projetos com qualidade, dentro do orçamento e no prazo.
Benefícios de ter PMO
Alinhamento com a Gestão de topo
O apoio na priorização dos projetos permite estabelecer um alinhamento com as metas organizacionais, ajudando a gestão de topo a alcançar os seus objetivos.
Padronização
O PMO fornece uma abordagem padronizada para práticas e processos de gestão de projetos. Ele garante que todos os projetos sigam as mesmas diretrizes, aumentando assim a consistência e a transparência.
Gestão de riscos
O PMO ajuda a gerir melhor os riscos, estabelecendo uma estrutura eficiente de gestão de riscos. Assim os riscos potenciais podem ser identificados, analisados e tratados de forma proativa, levando a uma melhor tomada de decisão e mitigação de riscos.
Gestão de recursos
O PMO facilita uma melhor gestão de recursos, proporcionando uma alocação otimizada nos projetos. Isso leva a uma utilização de recursos mais eficaz, maior produtividade e melhor controlo de custos.
Monitorização e Controlo
A implementação de uma metodologia garante a uniformidade no planeamento, execução e registo das atividades, criando uma base fiável de informação fundamental para a monitorização dos projetos;
A definição de mecanismos de controlo ao nível do portfólio dos projetos permite ter uma visão comparativa do desempenho, orçamento preciso e alocação de recursos, o que ajuda a satisfazer a gestão e a manter o portfólio geral do projeto sob controlo.
Responsabilidades de um PMO
O papel de um PMO deve ser adaptado às características de cada organização, pelo que existem abordagens diferentes. No entanto, e de uma forma genérica, podemos afirmar que um PMO tem as seguintes responsabilidades:
Metodologias
- Definir, documentar e manter a metodologia de gestão de projetos adotada pela empresa. Existem muitos referenciais (Guia PMBOK® (1) [PMI], Prince2 (2) [AXELOS], ICB (3) [IPMA], ISO 21500 (4) [ISO]), etc. Estes referenciais devem servir como base de inspiração para se desenvolver uma metodologia adaptada à realidade de cada organização;
- Em algumas organizações, para além da Metodologia de Gestão de Projetos, são definidas Metodologias de Execução. A Metodologia de Gestão de Projetos define como se gere um projeto, e a(s) Metodologia(s) de Execução definem como se executa o projeto. A primeira está voltada para o gestor de projetos e a(s) segunda(s) voltada(s) para a equipa técnica que a vai implementar. Esta abordagem permite padronizar o planeamento e a execução dos projetos, dando uma informação importante para a estimativa de projetos similares futuros.
Competências / Formação / Sensibilização
- Definir os requisitos de competência necessários para a gestão de projetos, podendo existir requisitos diferentes em função do nível de maturidade do gestor de projetos. Ou seja, podem existir gestores de projetos de nível 1 (elementar), nível 2 (intermedio), nível 3 (avançado), conforme o modelo de carreiras existente na empresa. Neste modelo, um gestor de projetos de nível 1 pode gerir projetos de baixa complexidade (N1), um gestor de projetos de nível 2 pode gerir projetos de baixa e média complexidade (N1 e N2) e um gestor de projetos de nível 3 pode gerir projetos de qualquer nível de complexidade (N1, N2 e N3);
- Executar ações de formação sobre as metodologias internas no sentido de melhorar as competências dos colaboradores na Gestão de Projetos;
- Promover a certificação de Gestão Projetos em entidades externas reconhecidas (PMI, IPMA, Prince2 ou outras) como complemento às metodologias internas;
- Executar ações de sensibilização em vários fóruns para promover o uso sistemático da Metodologia de Gestão de Projetos na empresa. Inclui-se nesta rubrica uma apresentação sumária aos novos colaboradores na fase de acolhimento.
Riscos
- Definir uma metodologia de gestão de riscos ou incorporar os seus princípios na metodologia de gestão de projetos da empresa. Uma boa base de trabalho é a norma ISO 31000 (Risk Management);
- Providenciar junto da gestão de topo a definição do nível de risco aceitável. Entende-se como risco aceitável aquele que pode ser tolerado pela organização. Este valor depende de organização para organização, mas quando for ultrapassado deve ser efetuada uma ação de tratamento do risco;
- Avaliar e mitigar os riscos transversais aos projetos através da adequação de processos e metodologias de modo a diminuir a sua probabilidade de ocorrência;
- Alimentar uma check list/Base de dados com riscos típicos, de modo a funcionar como alerta aos gestores de projeto.
Priorização de Projetos
- Estabelecer critérios de priorização de projetos (exemplo: volume de negócio, cliente estratégico, etc.). Apoiar a gestão de topo na priorização de projetos, de modo que os recursos corporativos sejam alocados e utilizados de acordo com as prioridades do negócio. Para tornar essa otimização o mais precisa possível, os PMOs precisam priorizar o planeamento de capacidade. Para ajudá-los a fazer isso, eles devem ser capazes de executar simulações, cenários e análises hipotéticas.
Ferramentas
- Selecionar, implementar e manter uma ferramenta de gestão de projetos que permita uma visão global do portfólio de projetos e do seu status. Com a ferramenta certa, consegue-se ter acesso aos dados relevantes e relatórios a partir de uma única fonte de informação. Pode-se construir relatórios configuráveis sob medida para cada categoria de stakeholders. Isso garantirá que eles têm as informações certas e valiosas no momento certo.
Relatórios
- Fornecer informações oportunas e precisas. Dados em tempo real são essenciais para qualquer relatório de projeto. Quanto mais tempo levar para selecionar e entregar um relatório, menos valiosa é a informação;
- Consolidar as informações do portfólio e partilhar com as partes interessadas certas;
- Comunicar informações claras sobre orçamentos, previsões, valores reais e margens em todo o portfólio de projetos;
- Alertar para riscos;
- Status de marcos e entregas em todo o portfólio;
Melhoria Contínua
- Analisar as lições aprendidas e incorporar nos processos e metodologias os ensinamentos obtidos;
- Promover a realização de auditorias a projetos;
- Apoiar a execução de tarefas de gestão de Projetos/ Programas/Portfólios, como o planeamento, o controlo financeiro, reporting ou outras.
O sucesso do projeto
O sucesso de um projeto depende de vários fatores, como planeamento, execução, monitorização, controlo e encerramento eficazes. O PMO desempenha um papel crítico em garantir que cada um desses fatores seja tratado com eficiência, levando ao sucesso do projeto. Também atua como um repositório de conhecimento, lições aprendidas, melhores práticas e processos, ajudando as organizações a melhorar continuamente os seus recursos de gestão de projetos.
O sucesso do PMO
Um PMO de sucesso é uma combinação de boas pessoas, processos e ferramentas.
(1) PMBOK® é o acrónimo de Project Management Body of Knowledge e é publicado pelo Project Management Institute (PMI). É um guia de melhores práticas de gestão de projetos. Consiste numa padronização de processos, ferramentas e técnicas na gestão de projetos.
(2) PRINCE2 é um acrónimo para PRojects IN Controlled Environments. É utilizado principalmente no Reino Unido, de onde é originário. Inicialmente foi criado para a gestão de projetos de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) mas a versão mais recente é consistente a gestão de topos os tipos de projetos.
(3) International Project Management Insitute (IPMA) desenvolveu o ICB, acrónimo de IPMA Competence Baseline. É uma metodologia que pode ser utilizada para avaliar e certificar as capacidades dos gestores de projetos em 4 níveis distintos.
(4) ISO 21500 - Project, programme and portfolio management, especifica o contexto organizacional e os conceitos subjacentes para empreender a gestão de projetos, programas e portfólios. Também fornece orientação para que as organizações adotem ou melhorem a gestão de projetos, programas e portfólios.
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